CFOP 5405: O que significa e quando usar (Guia 2026)
O CFOP 5405 é o código fiscal utilizado para registrar a venda de mercadorias adquiridas de terceiros que já tiveram o ICMS retido por substituição tributária (ICMS ST). Ele identifica operações internas onde o contribuinte atua como substituído, ou seja, aquele que recebe o produto com o imposto pago na etapa anterior da cadeia produtiva.
Este código é essencial para empresas de revenda, comércios e MEIs que lidam com produtos sujeitos à ST. O uso correto do 5405 evita que o empreendedor pague o ICMS duas vezes sobre a mesma mercadoria, garantindo a conformidade fiscal e a saúde financeira do negócio.
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O que é o CFOP 5405?
O termo CFOP significa Código Fiscal de Operações e Prestações. No caso do 5405, estamos falando de uma sequência numérica que define a natureza da circulação de uma mercadoria dentro do estado. Para entender sua aplicação, é preciso dominar o conceito de Substituição Tributária.
Significado técnico do código
A descrição oficial do CFOP 5405 é: "Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros em operação com mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária, na condição de contribuinte substituído". Na prática, isso significa que você está vendendo algo que comprou de um fornecedor que já recolheu o ICMS antecipadamente para todo o restante da cadeia.
O papel da Substituição Tributária (ICMS ST)
A Substituição Tributária é um mecanismo onde o governo arrecada o imposto de uma única vez, geralmente na indústria ou no importador. Quando o lojista compra esse produto para revender, ele já pagou o imposto "embutido" no preço de compra. Por isso, ao emitir a nota de venda para o consumidor final, ele utiliza o CFOP 5405 para indicar que o ICMS já foi devidamente recolhido.
Quando usa o CFOP 5405?
O CFOP 5405 deve ser utilizado sempre que ocorrer uma venda interna (dentro do mesmo estado) de um produto que pertença à lista de Substituição Tributária da SEFAZ. Se a mercadoria não estiver sujeita à ST, este código não deve ser aplicado.
Revenda de mercadorias com imposto retido
O cenário mais comum é o de distribuidores e varejistas. Se você possui um mercado, uma farmácia ou uma loja de autopeças, muitos dos seus produtos provavelmente estão sob o regime de ST. Ao vender esses itens para seus clientes locais, o código correto a ser preenchido no documento fiscal é o 5405.
Aplicação para MEI e Simples Nacional
Microempreendedores Individuais (MEI) e empresas do Simples Nacional também utilizam o CFOP 5405. Para esses contribuintes, o uso correto é fundamental para que o sistema de apuração mensal (DAS) identifique que aquela receita não deve sofrer tributação de ICMS novamente, já que a retenção ocorreu na fonte.
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Qual a diferença entre CFOP 5405 e 5102?
Muitos empreendedores confundem esses dois códigos, pois ambos tratam de vendas de mercadorias adquiridas de terceiros. No entanto, a forma como o imposto é tratado faz toda a diferença para o fisco e para o seu bolso.
Entendendo a tributação do ICMS
O CFOP 5102 é utilizado para mercadorias de tributação normal. Ou seja, quando você vende o produto, deve destacar e pagar o ICMS sobre aquela operação específica. Já no CFOP 5405, não há novo destaque de ICMS na nota, pois o imposto foi antecipado pelo fabricante.
Como escolher o código correto na nota
A escolha depende exclusivamente da classificação fiscal do produto (NCM) e se ele possui convênios ou protocolos de Substituição Tributária no seu estado. Se o fornecedor enviou a nota para você com o CFOP 5403 ou 5405, sua revenda interna será obrigatoriamente 5405. Se ele enviou com 5102, sua revenda será 5102.
Quando usar 5403 ou 5405?
Estes dois códigos pertencem ao grupo de Substituição Tributária, mas são usados por atores diferentes dentro da mesma cadeia de vendas. Entender essa distinção evita erros graves na emissão de NF-e.
Contribuinte Substituto vs Substituído
O CFOP 5403 é usado pelo "Substituto". Geralmente é a indústria ou o importador que fabrica o produto e retém o imposto de todos os próximos compradores. O CFOP 5405 é usado pelo "Substituído", que é quem compra do substituto para revender aos demais.
O fluxo da mercadoria na cadeia comercial
Imagine uma fábrica de refrigerantes (Substituto). Ela emite a nota para o distribuidor usando 5403. O distribuidor (Substituído) recebe essa nota e, ao vender para o mercado local, emite uma nova nota usando o 5405. O mercado, por sua vez, também usará o 5405 ao vender para o cliente final.
CFOP 5405 Qual CST usar?
Além do CFOP, toda nota fiscal eletrônica exige a informação do CST (Código de Situação Tributária) ou CSOSN (Código de Situação da Operação no Simples Nacional). Eles devem "conversar" entre si para que a nota seja válida.
Códigos para o Regime Normal
Se a sua empresa está enquadrada no Lucro Presumido ou Lucro Real, ao utilizar o CFOP 5405, você deve utilizar o CST 060 (ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária). Essa combinação informa ao sistema da SEFAZ que o imposto já está quitado.
CSOSN para empresas do Simples Nacional
Para empresas do Simples Nacional e MEIs, o código correspondente ao CST 060 é o CSOSN 500. Portanto, se você preencher o CFOP 5405 no seu emissor de notas, obrigatoriamente deverá selecionar o CSOSN 500 para garantir que a nota não seja rejeitada e que o cálculo do seu imposto mensal esteja correto.
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Perguntas Frequentes
Posso usar CFOP 5405 em operações interestaduais?
Não. O CFOP 5405 é exclusivo para operações dentro do estado (internas), indicado pelo dígito inicial "5". Para operações entre estados envolvendo substituição tributária, o código correto geralmente começa com "6", como o 6404 ou 6403, dependendo da condição do contribuinte.
O MEI precisa pagar ICMS ST ao usar o 5405?
O MEI não paga o ICMS ST na venda, pois ele é o contribuinte substituído. No entanto, o MEI deve estar atento ao comprar mercadorias de outros estados, pois pode haver a obrigatoriedade de recolhimento da antecipação do ICMS no momento da entrada da mercadoria.
Qual a diferença entre 5405 e 1405?
A diferença está na direção da operação. O código 5405 é usado para saídas (vendas). Já o código 1405 é usado para registrar a entrada (compra) de mercadorias com substituição tributária adquiridas dentro do estado.
O que acontece se eu usar o CFOP errado?
O uso incorreto pode gerar bitributação, fazendo você pagar imposto que já foi recolhido. Além disso, a empresa fica sujeita a multas por erro no preenchimento de documentos fiscais e inconsistências no estoque e na contabilidade.