O que você vai ver neste post
- Quando e como encerrar o MDF-e passo a passo, com os dados que a SEFAZ exige.
- Em quanto tempo encerrar e o que acontece se você deixar o manifesto em aberto.
- A diferença entre encerramento e cancelamento e como regularizar manifestos esquecidos.
Toda viagem que sai do pátio carregada precisa de um documento que diga ao fisco para onde a carga vai. O problema raramente está em emitir esse documento, e sim em fechar o ciclo dele depois que o caminhão volta. Manifestos que ficam abertos viram um acúmulo silencioso que ninguém percebe, até o dia em que o motorista não consegue rodar.
A regra que pega a maioria das transportadoras é simples e dura: deixar o manifesto aberto trava a emissão de novos para a mesma operação. Quando a fila de pendências cresce, a SEFAZ devolve rejeições com códigos pouco amigáveis, e o caminhão fica parado esperando a regularização.
Este guia organiza tudo o que o responsável pela frota precisa saber para fechar cada manifesto na hora certa, regularizar os atrasados e nunca mais deixar um veículo travado por causa de um documento que ficou no meio do caminho.
Tópicos neste artigo
O que é o encerramento de MDF-e
Encerrar o MDF-e é o ato de informar ao fisco, por meio do Web Service de registro de eventos, que a vigência daquele manifesto chegou ao fim. Em outras palavras, é avisar a SEFAZ de que a viagem acobertada por aquele documento terminou. Enquanto esse aviso não acontece, o manifesto permanece na situação "em aberto", ou seja, autorizado, porém ainda não encerrado, e o fisco entende que a carga continua em trânsito.
A definição segundo o manual do MDF-e
O manual oficial é direto: entende-se como encerramento o ato de informar ao fisco o fim da vigência do MDF-e, que pode ocorrer pelo término do trajeto informado no manifesto ou pela alteração das informações do documento (situação que exige emitir um novo). Depois da Autorização de Uso, o MDF-e não pode mais ser alterado, então o encerramento é a forma correta de fechar aquele ciclo.
Por que o encerramento é obrigação do emitente
Encerrar não é opcional. É uma obrigação de quem emitiu o manifesto, e deve ser feita após o fim do percurso. O manifesto faz parte de um ciclo de vida (emissão, eventuais inclusões, encerramento), e deixar de fechar esse ciclo é o mesmo que deixar uma operação fiscal pela metade aos olhos da SEFAZ.
UF de descarregamento, o campo que organiza tudo
Um ponto que confunde muita gente: a UF de descarregamento (informada no MDF-e e no evento de encerramento) não é a mesma coisa que a UF de destino da carga descrita na NF-e ou no CT-e. A regra é ter um MDF-e por UF de descarregamento. Não pode existir mais de um manifesto para a mesma UF de descarregamento, mesmo que haja descargas em vários municípios daquele estado. Quando a entrega ocorre em mais de uma UF, emite-se um MDF-e por UF de descarregamento e encerra-se cada um ao concluir a respectiva descarga.
Quando encerrar o MDF-e
A regra prática é: encerre ao final do percurso, assim que as operações de transporte forem concluídas e a carga estiver descarregada ou entregue. Não é algo para deixar para o fim do mês nem para acumular junto com outros documentos. Quanto mais perto do fim da viagem, menor o risco de esquecer.
Ao concluir a entrega
O cenário mais comum é o mais simples: o caminhão entregou tudo, a viagem acabou, então o manifesto deve ser encerrado. Esse é o momento natural do encerramento e o que mantém a operação limpa, sem pendências se acumulando.
Quando há alteração durante o transporte
O encerramento também é necessário (com emissão de um novo manifesto na sequência) sempre que algo muda no meio do caminho: troca de veículo, troca de carga, mudança de documentação ou troca de motorista que altere a essência da operação. Nesses casos o MDF-e atual é encerrado e um novo é emitido para acobertar o restante do percurso, com os mesmos CT-e e NF-e quando for o caso. Atenção a um detalhe importante: o evento de inclusão de DF-e (usado para coletas posteriores no mesmo veículo, condutor e itinerário) não altera veículo nem rota, e a simples troca de motorista usa o evento de "inclusão de condutor", que deve ocorrer antes do encerramento e não exige novo manifesto.
Situações especiais: retenção, acidente e transbordo
Eventos como retenção parcial de carga, acidentes, roubos, extravios ou transbordo costumam exigir encerrar o manifesto atual e emitir um novo para o que continuar em trânsito. A lógica é sempre a mesma: se a operação descrita no MDF-e mudou de forma relevante, fecha-se aquele documento e emite-se outro coerente com a realidade da viagem.
Prazo de encerramento e base legal
Aqui mora a maior confusão: muita gente procura um prazo em horas para encerrar, mas não é assim que a regra funciona. A obrigação é encerrar ao final do percurso, e o que existe são gatilhos de bloqueio quando o manifesto fica aberto. As regras são nacionais e aplicadas de forma uniforme pelos estados, então não mudam de UF para UF.
Atenção. Não existe um prazo legal fixo em horas para encerrar o MDF-e: a obrigação é encerrar ao final do percurso. O que existe são gatilhos de bloqueio. Manter o manifesto aberto impede a emissão de novos MDF-e de imediato para a mesma placa e UF de descarregamento (rejeições 611 e 662), após 5 dias (rejeição 462) e, no limite, após 30 dias para o emitente (rejeição 686). O encerramento fora do prazo (extemporâneo) continua possível e é justamente o que desbloqueia a emissão.
Os gatilhos de bloqueio na prática
Resumindo o ciclo: encerre ao final do percurso. Se o manifesto fica aberto, a SEFAZ trava a emissão de novos, primeiro para a mesma placa e UF de descarregamento (rejeições 611 e 662) e depois pelos prazos de 5 dias (rejeição 462) e 30 dias (rejeição 686). O bom é que esse bloqueio não é definitivo: encerrar o manifesto atrasado libera a emissão de novo.
Qual é a base legal do encerramento
O encerramento é o evento previsto na Cláusula Décima Quarta do Ajuste SINIEF 21/2010, o ajuste que instituiu o MDF-e. Os eventos do manifesto são cancelamento (cláusula décima terceira), encerramento (cláusula décima quarta), inclusão de motorista (cláusula décima quarta-A) e registro de passagem (feito pela Administração Pública). Já o detalhamento do layout do evento de encerramento consta no Manual de Orientação do Contribuinte (MOC) do MDF-e.
Encerramento de ofício pelo fisco não substitui o seu
Conforme o Ajuste SINIEF 04/18, foi implantado um evento de encerramento de ofício pelo fisco. Há uma rotina automática, executada uma vez ao dia na SVRS, que encerra MDF-e do modal rodoviário com autorização anterior a 60 dias. Cuidado para não se apoiar nisso: esse encerramento automático pelo fisco não dispensa o emitente de encerrar suas prestações, porque ele continua sujeito a todas as demais regras de validação que causam bloqueio na autorização de novos manifestos. Ou seja, contar com a rotina do fisco é receita para travar a operação.
Como encerrar MDF-e: passo a passo
Tecnicamente, encerrar é enviar um evento ao Web Service de registro de eventos com um conjunto pequeno de dados. Se você usa um bom sistema emissor, a maior parte disso já vem preenchida; ainda assim vale entender o que cada campo significa.
Quais dados o evento de encerramento exige
O evento de solicitação de encerramento contém: a UF de descarregamento (estado onde ocorreu a entrega), o código IBGE do município de descarregamento (o último ponto de descarga, quando houve descargas em vários municípios), a data de encerramento, a chave de acesso do MDF-e e o protocolo de autorização.
Passo a passo para encerrar
- Confirme que a viagem realmente terminou e que toda a carga daquele manifesto foi descarregada/entregue. O encerramento é irreversível, então não encerre veículos ainda em rota.
- Abra o MDF-e no seu sistema emissor e localize a chave de acesso e o protocolo de autorização (são os dados que identificam o documento perante a SEFAZ).
- Informe a UF de descarregamento e o código IBGE do município de descarregamento (o último ponto de descarga).
- Preencha a data de encerramento e envie o evento ao Web Service de registro de eventos.
- Aguarde o retorno da SEFAZ. Quando o evento é homologado, a situação do MDF-e para efeito de consulta passa para "132 - Encerramento homologado".
MDF-e em contingência: encerre só depois de autorizado
Manifesto emitido em contingência segue as mesmas regras de encerramento do MDF-e normal, mas com uma condição: só pode ser encerrado após a transmissão e a autorização do documento pela SEFAZ. O fluxo é emitir em contingência antes do início da prestação (imprimindo o DAMDFE em papel com a expressão "Contingência"), transmitir à SEFAZ assim que o problema técnico cessar (dentro do prazo de 168 horas, mantendo a mesma chave de acesso e o mesmo código numérico), aguardar a autorização e só então encerrar ao final do percurso. Não transmitir o documento sujeita o contribuinte à multa por não emissão de MDF-e.
Encerre cada viagem sem perder prazo
Emita, vincule CT-e e NF-e e encerre o MDF-e ao final da viagem em um só lugar.
Testar o emissor de MDF-eO que acontece se você não encerrar
Deixar o MDF-e em aberto não é um problema teórico. As consequências chegam rápido e atingem diretamente a capacidade de rodar, porque a própria SEFAZ passa a recusar novos manifestos.
Bloqueio para emitir novos MDF-e
Enquanto houver MDF-e pendente de encerramento, não é possível autorizar novo manifesto para o mesmo par UF de carregamento/UF de descarregamento e o mesmo veículo. Na prática, o caminhão não sai com documento novo enquanto o antigo não for fechado.
As rejeições que travam a emissão
Cada situação de pendência tem um código de rejeição. Conhecer os principais ajuda a entender o que a SEFAZ está pedindo:
- Rejeição 462: existe MDF-e não encerrado há mais de 5 dias para a placa com até 2 UF de percurso informadas. Não há exceção, é preciso encerrar o anterior.
- Rejeição 611: existe MDF-e não encerrado para esta placa, tipo de emitente e UF de descarregamento. A SEFAZ retorna a chave do documento bloqueador; a solução é encerrá-lo e reemitir.
- Rejeição 662: existe MDF-e não encerrado para esta placa e tipo de emitente no sentido oposto da viagem.
- Rejeição 686: existe MDF-e não encerrado há mais de 30 dias para o emitente. A SEFAZ retorna a chave e o protocolo do manifesto mais antigo que está bloqueando.
Um detalhe que complica a vida de quem insiste tentando emitir sem resolver a causa: após ultrapassar a cota de 5 rejeições do tipo 462, 610, 611 ou 686 dentro de uma hora, a partir da 6ª rejeição o sistema suprime, por 1 hora, o complemento que indica a chave e o protocolo na mensagem de retorno. Ou seja, fica ainda mais difícil identificar qual documento está bloqueando. Para um guia completo desses códigos, vale conferir o material dedicado a rejeições do MDF-e.
Risco em fiscalização e multas por estado
Há também o risco operacional na estrada: veículo parado em blitz com MDF-e aberto de uma viagem já concluída pode ser autuado por irregularidade documental, porque o fisco entende a carga como ainda em trânsito. Para autônomos e transportadores, podem surgir ainda reflexos na regularidade do RNTRC junto à ANTT. As multas por não encerramento não são uniformes: cada UF define a sua. Alguns estados cobram percentual sobre o valor da carga ou do serviço (Santa Catarina chega a 30%, e em São Paulo a multa por circular sem o documento alcança 50% do frete), enquanto outros usam valores fixos por documento (como Espírito Santo e Mato Grosso do Sul). No Rio Grande do Sul, desde 2021 (Lei 15.576/2020, que alterou o art. 11, II, da Lei 6.537/73), o não encerramento do MDF-e gera multa de 5% do valor das mercadorias ou do serviço (mínimo de 5 UPF-RS por evento), e a não emissão, 10% (mínimo de 30 UPF-RS).
Como achar e regularizar os esquecidos
Para descobrir o que ficou em aberto, o Portal Nacional do MDF-e (SVRS) oferece o serviço "Consulta Não Encerrados": você informa o CNPJ do emitente (14 dígitos) e obtém todos os MDF-e autorizados por qualquer CNPJ vinculado ao CNPJ-base do certificado, com a chave de acesso e o protocolo de autorização de cada um (exatamente os dados necessários para encerrar). O acesso é feito com certificado digital. Vale lembrar que essa consulta apenas localiza; o encerramento em si é feito no seu sistema emissor, e alguns sistemas permitem encerrar vários documentos em lote. Para manifestos muito antigos ou de versões de XML desativadas, o Emissor Gratuito de MDF-e 3.00 permite encerrar pela chave usando a opção "Encerrar MDF-e não cadastrado no software", informando chave, protocolo, UF e município de encerramento.
Encerramento x cancelamento: não confunda
Encerrar e cancelar são eventos diferentes, com prazos diferentes, e usá-los na hora errada gera retrabalho. Ambos são irreversíveis, então a escolha precisa ser consciente.
Prazos diferentes
O cancelamento tem prazo de 24 horas após a autorização pela SEFAZ. Já o encerramento não tem prazo fixo em horas: deve ser feito ao final do percurso, e manter o manifesto aberto gera bloqueio progressivo (de imediato para a mesma placa e UF, após 5 dias e após 30 dias). Além disso, o MDF-e não pode estar encerrado para ser cancelado, e não pode ter registro de passagem/circulação.
Quando usar cada um
Cancele quando houver erro no preenchimento do MDF-e ou nos CT-e/NF-e vinculados, dados inconsistentes ou cancelamento da NF-e associada, desde que o transporte ainda não tenha sido iniciado (dentro das 24 horas). Encerre ao término do transporte ou em situações especiais, como troca de veículo no percurso, retenção parcial de carga, acidentes, roubos e extravios, e também quando o prazo de cancelamento já passou ou a viagem já começou (nesses casos, encerra-se e emite-se um novo manifesto).
Depois de encerrar, não dá mais para cancelar
Este é o ponto que mais surpreende: após o encerramento não há mais cancelamento eletrônico. Se a carga já foi consultada em barreira fiscal, o cancelamento é rejeitado com "Circulação do MDF-e verificada". Passadas as 24 horas, existe o cancelamento extemporâneo, solicitado diretamente à SEFAZ da UF emissora por formulário/protocolo próprio de cada estado, e mesmo assim o documento não pode estar encerrado. Por isso, se há erro a corrigir, verifique a situação antes de encerrar. Se a dúvida for sobre qual documento emitir em cada operação, o comparativo entre CT-e e MDF-e ajuda a esclarecer os papéis de cada um.
Encerramento de MDF-e no Simplifique
No Simplifique, o encerramento do MDF-e é uma função nativa do emissor, listada ao lado de inclusão, alteração, cópia, visualização, consulta à SEFAZ e cancelamento do manifesto. A proposta é manter o ciclo de vida completo do documento dentro de uma única ferramenta, ligando o encerramento ao momento natural dele: o fim da viagem.
- Encerramento ao final da viagem com registro do percurso: o encerramento do MDF-e acontece ao final da viagem com registro do percurso, fechando o ciclo do manifesto na hora certa.
- Vinculação automática de CT-e e NF-e ao manifesto: os documentos fiscais são amarrados automaticamente ao MDF-e, reduzindo erro manual antes mesmo do encerramento.
- Envio automático para a escrituração fiscal: CT-e e MDF-e emitidos são enviados automaticamente para escrituração fiscal, mantendo a contabilidade em dia.
- Consulta da situação na SEFAZ: a função de atualizar a situação do MDF-e permite identificar quais manifestos ainda precisam ser encerrados.
- Envio do XML e do DAMDFE em PDF por e-mail automaticamente, além de campo para CIOT e cadastro de veículos, condutores e proprietários.
Vale o esclarecimento honesto: o encerramento no Simplifique é um recurso nativo e assistido, vinculado ao fim da viagem, e não uma promessa de que o sistema encerra sozinho por você sem ação alguma. A automação real está na vinculação de CT-e e NF-e, no envio automático de XML e DAMDFE e no envio para a escrituração, que tiram trabalho repetitivo das suas mãos e deixam o encerramento como um passo simples e rápido. Para o operador que cuida da frota, isso significa menos manifestos esquecidos e menos risco de bloqueio.
Perguntas Frequentes
Qual é o prazo para encerrar o MDF-e?
Não há um prazo legal fixo em horas: o MDF-e deve ser encerrado ao final do percurso, assim que a carga é descarregada. Na prática, deixar o manifesto aberto bloqueia novas emissões, de imediato para a mesma placa e UF (rejeições 611 e 662), após 5 dias (rejeição 462) e após 30 dias para o emitente (rejeição 686). O encerramento extemporâneo continua possível e é o que regulariza a situação e libera novas emissões.
O que acontece se eu não encerrar o MDF-e?
Enquanto houver manifesto pendente, a SEFAZ não autoriza novo MDF-e para o mesmo veículo e par de UF de carregamento/descarregamento, retornando rejeições como 462, 611, 662 e 686. Há ainda risco de autuação em fiscalização de trânsito (carga vista como em trânsito) e de multas que variam por estado, de percentuais sobre o valor da carga ou do serviço (no Rio Grande do Sul, 5% para o não encerramento) a valores fixos por documento.
Qual a diferença entre encerrar e cancelar o MDF-e?
O cancelamento tem prazo de 24 horas e serve para erros antes do início do transporte; o encerramento é feito ao final da viagem concluída (sem prazo fixo em horas, mas o manifesto não pode ficar aberto indefinidamente, sob risco de bloqueio). Ambos são irreversíveis. Depois de encerrar, não há mais cancelamento eletrônico.
Dá para encerrar o MDF-e pelo Simplifique?
Sim. O encerramento do MDF-e é função nativa do emissor do Simplifique, ligado ao final da viagem com registro do percurso, junto com a consulta da situação na SEFAZ e o cancelamento, além da vinculação automática de CT-e e NF-e e do envio automático de XML e DAMDFE. Conheça em simplifique.contmatic.com.br/emissor-de-mdf-e.