Nota Fiscal de Venda: Como Emitir Passo a Passo 2026

A nota fiscal de venda é o documento fiscal obrigatório que registra a transferência de propriedade de mercadorias entre empresas ou entre empresa e consumidor final. No Brasil, ela assume principalmente o formato eletrônico da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), transmitida e autorizada pela SEFAZ antes de acompanhar a mercadoria.

A emissão é obrigatória para empresas do Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real que vendem produtos. A falta de nota fiscal em operações de venda sujeita a empresa a multas de até 100% do valor da operação, além de riscos fiscais e tributários no balanço anual.

Emita sua NF-e com o Simplifique, rápido e sem complicação

O que é a Nota Fiscal de Venda

Definição e finalidade da NF-e

A NF-e é o documento fiscal eletrônico que formaliza operações de compra e venda de mercadorias, transferências entre filiais, remessas para conserto e outras movimentações de estoque. Ela tem validade jurídica após a autorização pela SEFAZ e é armazenada nos servidores do fisco por 5 anos.

A nota fiscal de venda cumpre quatro funções principais: comprovar a operação comercial para fins tributários, calcular o ICMS devido na operação, viabilizar o transporte legal da mercadoria (junto com o DANFE) e dar ao comprador o direito de creditar o ICMS pago na entrada.

Modelos de nota fiscal de venda

O modelo mais comum é a NF-e (Modelo 55), utilizada em operações entre empresas (B2B) e em vendas para o consumidor final quando o comprador exige CNPJ na nota. Para varejo (venda direta ao consumidor final), utiliza-se a NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, Modelo 65), que gera o cupom fiscal eletrônico.

Produtores rurais utilizam o modelo específico de nota fiscal de produtor (Modelo 4 em papel ou NF-e de Produtor Rural). Prestadores de serviços emitem NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica), que é municipal.

DANFE: o documento que acompanha a mercadoria

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é a representação impressa da NF-e que acompanha a mercadoria no transporte. Ele contém os dados principais da nota e a chave de acesso para consulta na SEFAZ. Sem o DANFE, a mercadoria não pode circular legalmente.

Pré-requisitos para Emitir Nota Fiscal de Venda

Cadastro habilitado na SEFAZ

A empresa emitente precisa estar ativa no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) e habilitada junto à SEFAZ do estado para emissão de NF-e. Empresas em início de atividade devem verificar o cadastro antes da primeira emissão, pois CNPJs recém-abertos podem levar alguns dias para serem reconhecidos pelo sistema da SEFAZ.

Certificado digital ICP-Brasil

Para emissão de NF-e, é obrigatório o uso de certificado digital A1 ou A3 emitido por autoridade certificadora credenciada pela ICP-Brasil, vinculado ao CNPJ da empresa. Sem o certificado, o XML da nota não é assinado e a SEFAZ rejeita a transmissão.

Sistema emissor homologado

Utilize um sistema emissor de NF-e homologado pela SEFAZ, como o Simplifique. Emissores homologados garantem que os XMLs gerados seguem o schema XSD oficial, as validações fiscais são aplicadas antes da transmissão e os leiautes são atualizados conforme as notas técnicas da SEFAZ.

Configure sua empresa no Simplifique e emita NF-e em minutos

Como Emitir Nota Fiscal de Venda Passo a Passo

Passo 1: identificar o tipo de operação e o CFOP

O CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) define a natureza da operação. Para venda de mercadorias dentro do estado, use o CFOP 5.102 (venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros). Para venda interestadual, use o 6.102. Para venda de produção própria, use 5.101 ou 6.101.

Escolher o CFOP errado é um dos erros mais comuns e pode resultar em pagamento incorreto de ICMS ou rejeição na SEFAZ.

Passo 2: preencher os dados do destinatário

Informe o CNPJ ou CPF do destinatário, razão social, endereço completo e inscrição estadual (para empresas). O sistema emissor valida o CNPJ na base da Receita Federal e avisa se o dado está desatualizado. Para consumidor final (CPF), informe o CPF ou utilize o CNPJ genérico do estado para vendas presenciais.

Passo 3: informar os itens da nota

Para cada produto, informe: código do produto, descrição, NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), unidade de medida, quantidade, valor unitário e total, e os tributos incidentes: ICMS (CST, alíquota, base de cálculo), PIS e COFINS (CST e alíquotas), e IPI se aplicável.

O NCM é obrigatório e deve ser o código correto do produto. O NCM errado pode gerar inconsistência na apuração de tributos e rejeição pela SEFAZ.

Passo 4: transmitir à SEFAZ e gerar o DANFE

Com todos os dados preenchidos e validados, transmita a NF-e. Após a autorização (em segundos), gere o DANFE em PDF para acompanhar a mercadoria. Envie o XML e o DANFE por e-mail ao destinatário, conforme exigido pela legislação.

Erros Comuns na Emissão de Nota Fiscal de Venda

NCM incorreto ou genérico

Usar NCM genérico ou errado é um dos erros mais frequentes. O NCM 9999.99.99 (genérico) não é aceito para a maioria das operações e gera rejeição 207 na SEFAZ. Consulte a tabela de NCM da Receita Federal ou o sistema do produto para identificar o código correto.

CFOP incompatível com a operação e a UF

Uma venda de mercadoria para outro estado com CFOP 5.xxx (intraestadual) gera inconsistência fiscal e pode ser rejeitada pela SEFAZ de destino na apuração do ICMS. Sempre verifique se o CFOP reflete corretamente a natureza e o destino da operação.

Nota fiscal emitida sem autorização da SEFAZ

Imprimir o DANFE antes da autorização da SEFAZ e enviar a mercadoria é prática irregular. O DANFE só tem validade após o protocolo de autorização constar no XML. Em caso de indisponibilidade da SEFAZ, utilize o modo de contingência disponível no emissor.

Leia também

• Como Cancelar NF-e e Emitir Carta de Correção Eletrônica
• NF-e em Contingência: Como Emitir Quando a SEFAZ Está Indisponível
• Por que o Simplifique é o melhor emissor para você?
• GTIN na NF-e: O que Muda e Como se Preparar

Perguntas Frequentes

O que é nota fiscal de venda?

A nota fiscal de venda é o documento fiscal que registra a transferência de mercadorias. No formato eletrônico (NF-e), ela é transmitida à SEFAZ e autorizada antes de acompanhar a mercadoria no transporte. É obrigatória para empresas que vendem produtos, independentemente do regime tributário.

Qual a diferença entre NF-e e NFC-e?

A NF-e (Modelo 55) é usada em operações B2B (empresa para empresa) e em vendas que exigem CNPJ do destinatário. A NFC-e (Modelo 65) é o cupom fiscal eletrônico, usado no varejo para venda direta ao consumidor final (CPF ou anônimo). O DANFE da NFC-e é simplificado e não precisa acompanhar o produto.

Posso emitir nota fiscal sem certificado digital?

Não para NF-e. O certificado digital ICP-Brasil (A1 ou A3) é obrigatório para assinar o XML da NF-e. Sem ele, a transmissão é rejeitada pela SEFAZ. MEIs e microempresas com NFS-e em alguns municípios podem emitir com login/senha no portal da prefeitura, mas para NF-e o certificado é sempre obrigatório.

Como cancelar uma nota fiscal de venda emitida por erro?

A NF-e pode ser cancelada em até 24 horas após a autorização, desde que a mercadoria não tenha circulado. Após a entrega, utilize a Carta de Correção Eletrônica (CC-e) para correções permitidas ou emita uma NF-e de devolução se a mercadoria precisar retornar.

A nota fiscal de venda é um documento obrigatório e essencial para a regularidade fiscal de qualquer empresa. Com o Simplifique, o processo de emissão é simplificado: validação automática dos dados fiscais, transmissão à SEFAZ com autorização em segundos e geração automática do DANFE.

Emita nota fiscal de venda com o Simplifique. Teste grátis agora