Pedido de Compra: O Que e e Modelos Prontos para Copiar

O pedido de compra é o documento que registra e formaliza cada compra feita pela sua empresa com fornecedores, do pedido inicial até o recebimento da mercadoria. Sem ele, suas compras dependem de memória, anotações soltas e combinados verbais que ninguém consegue rastrear depois.

Segundo o Sebrae, mais de 60% das pequenas empresas brasileiras não têm processo formal de compras, o que gera retrabalho e perdas financeiras evitáveis todo mês: mercadorias duplicadas, pagamentos em atraso e fornecedores cobrando o que já foi pago.

Este guia explica para que serve o pedido de compra, o que ele deve conter, traz modelos prontos para copiar agora e mostra como automatizar o processo para nunca mais perder o controle das suas compras.

O que é pedido de compra

Definição objetiva

O pedido de compra é um documento formal que a empresa emite para solicitar produtos ou serviços a um fornecedor. Ele registra o que está sendo comprado, em qual quantidade, por qual preço e em que prazo de entrega. É a formalização do acordo antes da nota fiscal chegar.

Na prática, é a diferença entre uma compra controlada e uma compra baseada em anotação de caderno (ou pior, na memória de alguém).

Pedido de compra vs. ordem de compra

Os dois termos costumam se confundir. O pedido de compra parte da empresa compradora e vai ao fornecedor. A ordem de compra é um documento interno que autoriza o setor de compras a negociar. Em muitas empresas pequenas, os dois são o mesmo documento.

O que importa é que exista um registro formal com número, data e aprovação antes de qualquer compromisso financeiro.

Quando o pedido de compra é obrigatório

Juridicamente, não existe obrigatoriedade legal para emissão de pedido de compra em empresas privadas. Mas operacionalmente, qualquer empresa que compra de fornecedores com frequência precisa do documento para:

• Comprovar o que foi combinado em caso de divergência
• Autorizar o pagamento no financeiro com segurança
• Alimentar o controle de estoque com dados corretos
• Auditar compras em caso de revisão fiscal ou societária

Veja como o documento funciona na prática nos próximos tópicos.

Para que serve o pedido de compra

Controle do que foi comprado

Sem pedido de compra, o único registro de uma compra é a nota fiscal, que chega depois, com o produto já entregue. Com o pedido, você sabe com antecedência o que está a caminho, quem solicitou e qual o valor comprometido no seu fluxo de caixa.

Isso evita compras duplicadas quando dois colaboradores pedem o mesmo item para fornecedores diferentes sem saber.

Base para o setor financeiro

O pedido de compra aprovado é o documento que autoriza o financeiro a gerar a conta a pagar. Sem ele, o financeiro depende da palavra de alguém para saber se aquela nota fiscal que chegou é legítima ou não.

Com o pedido, o processo é simples: nota fiscal chegou, bate com o pedido, lança no contas a pagar. Sem surpresas.

Rastreabilidade de fornecedores

Com todos os pedidos registrados, você consegue analisar o histórico de cada fornecedor: pontualidade nas entregas, índice de divergência de valor, qualidade dos produtos. Esses dados valem ouro na hora de renegociar contratos.

Proteção em caso de conflito

O fornecedor entregou 90 unidades e cobrou por 100? O pedido de compra assinado é sua prova. Sem ele, sua única saída é a negociação na base da confiança, o que raramente termina bem.

Registrar meus pedidos de compra com controle total

O que deve ter em um pedido de compra

Campos obrigatórios

Um pedido de compra eficiente precisa ter, no mínimo:

• Número do pedido: para rastreamento e referência futura
• Data de emissão: quando o pedido foi criado
• Dados do fornecedor: razão social, CNPJ, contato
• Dados da empresa compradora: razão social, CNPJ, endereço
• Descrição dos itens: produto, código, unidade, quantidade
• Valor unitário e total: por item e soma geral
• Prazo de entrega: data ou prazo em dias
• Condição de pagamento: à vista, parcelado, boleto, prazo
• Responsável pela compra (comprador): quem aprovou
• Status do pedido: pendente, aprovado, recebido, cancelado

Campos complementares que fazem diferença

Além dos obrigatórios, estes campos elevam a qualidade do controle:

• Local de entrega (se a empresa tiver mais de um endereço)
• Centro de custo (para rateio entre departamentos)
• Observações especiais (embalagem, temperatura, urgência)
• Assinatura digital ou aprovação eletrônica

Como organizar os status

Um sistema de status bem definido evita que pedidos fiquem "perdidos" entre solicitação e recebimento. Use pelo menos estas etapas:

1. Rascunho: em elaboração
2. Aguardando aprovação: enviado para o responsável
3. Aprovado: enviado ao fornecedor
4. Parcialmente recebido: entrega incompleta
5. Recebido: entrega confirmada
6. Cancelado: pedido encerrado sem conclusão

Com esses status mapeados, qualquer colaborador consegue saber em que etapa está cada compra sem precisar perguntar a ninguém.

Modelos prontos de pedido de compra

Modelo simples (para compras avulsas)

Use este modelo para compras pontuais com fornecedores eventuais. Copie e adapte ao seu cabeçalho:

Modelo detalhado (para compras recorrentes)

Para fornecedores fixos e compras com maior valor, adicione os campos abaixo ao modelo simples:

• Centro de custo: qual departamento absorve a despesa
• Forma de entrega: retirada, frete CIF ou FOB
• Garantia ou prazo de troca: especialmente para equipamentos
• Referência do orçamento aprovado: número do orçamento que originou o pedido
• Assinatura e carimbo: do responsável financeiro e do solicitante

Modelo para serviços

Quando a compra é de um serviço (manutenção, consultoria, frete, limpeza), o modelo muda ligeiramente:

• Substituir "quantidade de itens" por "horas ou escopo do serviço"
• Incluir local de prestação do serviço
• Definir prazo de execução em vez de prazo de entrega
• Especificar os critérios de aceite do serviço prestado

Na prática, o que muda é apenas a descrição do objeto comprado. A estrutura de controle é a mesma.

Como fazer um pedido de compra: passo a passo

Passo 1: Identificar a necessidade de compra

Antes de qualquer documento, alguém precisa identificar e justificar a necessidade. Isso evita compras por impulso ou pedidos duplicados. O solicitante deve informar: o que precisa, para que, quando e em qual quantidade estimada.

Passo 2: Pesquisar fornecedores e obter orçamentos

Para compras acima de um valor definido pela empresa (ex: R$500), exija pelo menos 2 orçamentos. Registre os valores, prazos e condições de cada fornecedor. Essa comparação é sua base para decisão e para justificar o gasto perante o financeiro ou sócios.

Passo 3: Preencher e enviar o pedido ao fornecedor

Com o fornecedor escolhido, preencha o pedido de compra com todos os campos obrigatórios. Envie por e-mail e solicite confirmação de recebimento e aceite do fornecedor. Guarde o pedido enviado e a confirmação.

Passo 4: Acompanhar até o recebimento

Com o pedido registrado, monitore o status: o fornecedor confirmou? A entrega está dentro do prazo? Se houver atraso, registre e comunique o solicitante interno.

Passo 5: Registrar o recebimento e gerar o contas a pagar

Quando a mercadoria chegar, confira cada item com o pedido de compra. Se tudo estiver correto, registre o recebimento e libere para o financeiro lançar o contas a pagar. Qualquer divergência deve ser registrada e negociada antes do pagamento.

Veja a seguir como o Simplifique faz esse processo de forma integrada.

Como o Simplifique automatiza seu Pedido de Compra

O Simplifique conta com o módulo de Pedido de Compra, desenvolvido para que pequenas e médias empresas controlem todo o ciclo de compras em um só lugar: do registro ao pagamento, sem planilha e sem retrabalho.

O que o módulo faz

Com o Simplifique, você registra e acompanha todas as compras realizadas com fornecedores, desde a solicitação até o recebimento da mercadoria, com integração automática ao financeiro e ao estoque. Isso significa que, ao confirmar um recebimento, o estoque já atualiza e o financeiro já recebe o lançamento para pagar.

Filtros e controle em tempo real

Você pode filtrar os pedidos por:

• Status (pendente, aprovado, recebido, cancelado)
• Número do pedido
• Fornecedor
• Situação da entrega
• Comprador responsável
• Previsão de entrega
• Data de emissão

Com esses filtros, você localiza qualquer pedido em segundos, sem depender de quem criou o documento.

Ações disponíveis no módulo

Além do cadastro e acompanhamento, o módulo permite:

• Registrar recebimentos parciais ou totais
• Gerar contas a pagar diretamente do pedido aprovado
• Enviar o pedido por e-mail diretamente para o fornecedor
• Cancelamento em lote de pedidos desnecessários
• Imprimir, exportar e importar pedidos para integração com outros sistemas

Na prática, você elimina a etapa de digitar manualmente no financeiro após cada compra. O Simplifique faz isso automaticamente assim que o recebimento é confirmado.

Testar o módulo de Pedido de Compra gratuitamente

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Perguntas Frequentes

O que é um pedido de compra e qual a sua finalidade?

O pedido de compra é um documento formal emitido pela empresa para solicitar produtos ou serviços a um fornecedor. Sua finalidade é registrar com clareza o que está sendo comprado, o valor acordado, o prazo de entrega e as condições de pagamento, garantindo rastreabilidade e controle do processo de compras.

Qual a diferença entre pedido de compra e nota fiscal?

O pedido de compra é emitido pela empresa compradora antes da entrega, como um acordo formal com o fornecedor. A nota fiscal é emitida pelo fornecedor no momento da entrega, com validade fiscal e tributária. Um complementa o outro: o pedido autoriza a compra e a nota fiscal comprova a entrega.

Pedido de compra é obrigatório por lei?

Não existe obrigatoriedade legal específica para emissão de pedido de compra em empresas privadas. Porém, é uma prática de gestão essencial para controle financeiro, auditoria interna e prevenção de fraudes. Empresas que participam de licitações públicas ou têm auditorias recorrentes precisam do documento como parte do processo de compras estruturado.

O Simplifique tem módulo de pedido de compra?

Sim. O Simplifique conta com um módulo completo de Pedido de Compra que permite registrar e acompanhar todas as compras com fornecedores, filtrar por status, comprador, prazo e fornecedor, registrar recebimentos, gerar contas a pagar automaticamente e enviar o pedido por e-mail diretamente ao fornecedor, tudo integrado ao financeiro e ao estoque.