O que você vai ver neste post:
- Por que uma única pendência federal trava licitação, crédito e venda de imóvel
- Como emitir a CND Federal, qual a validade e como regularizar a certidão negada
- Como uma gestão financeira e fiscal organizada evita surpresas na hora de tirar a certidão (e como receber novos guias pela newsletter)
A proposta estava pronta, o preço era o melhor da disputa e a empresa foi inabilitada na licitação por um único motivo: a CND Federal tinha vencido duas semanas antes. A CND Federal é a certidão que prova que a sua empresa não deve nada à Receita Federal nem à Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN), e sem ela muitas portas se fecham na hora.
Desde 3 de novembro de 2014, a Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014 reúne em uma só certidão os tributos federais, as contribuições previdenciárias e a Dívida Ativa da União. Na prática, basta uma pendência em qualquer uma dessas frentes (uma declaração esquecida, uma guia paga com atraso) para a certidão sair positiva.
Neste guia, você vê o que a certidão comprova, para que ela serve, como emitir pelo site da Receita em poucos minutos, qual a validade e o que fazer quando o sistema nega a emissão.
Tópicos neste artigo:
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O que é a CND Federal
CND é a sigla de Certidão Negativa de Débitos. O nome oficial da versão federal é longo: Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União. Ela é emitida em conjunto pela Receita Federal do Brasil (RFB) e pela PGFN.
Uma certidão conjunta da Receita Federal e da PGFN
Até 2014, a empresa precisava de duas certidões: uma para os tributos administrados pela Receita e outra para as contribuições previdenciárias. A Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014 unificou tudo em um documento só, com efeitos a partir de 3 de novembro de 2014.
Na prática, quando alguém pede a sua "certidão negativa federal", "CND da Receita" ou "certidão conjunta", está pedindo o mesmo documento.
O que a certidão comprova
A certidão mostra a situação do CPF ou do CNPJ em três frentes ao mesmo tempo:
- Tributos federais administrados pela Receita, como IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, IPI e o DAS do Simples Nacional.
- Contribuições previdenciárias, como o INSS patronal e o retido dos empregados.
- Dívida Ativa da União, ou seja, débitos já inscritos e cobrados pela PGFN.
A certidão também considera as declarações obrigatórias. Uma declaração não entregue (omissa) pesa tanto quanto uma guia em aberto.
CND, CPEND e certidão positiva: qual a diferença
O Código Tributário Nacional (CTN) prevê três resultados possíveis. Os artigos 205 e 206 tratam das certidões que comprovam a regularidade.
| Tipo de certidão | Quando é emitida | Comprova regularidade? |
|---|---|---|
| CND (negativa) | Não há débito nem declaração pendente (art. 205 do CTN) | Sim |
| CPEND (positiva com efeitos de negativa) | Há débito, mas com a cobrança suspensa, por exemplo por parcelamento em dia ou decisão judicial (art. 206 do CTN) | Sim, com o mesmo valor da negativa |
| Positiva | Há débito exigível ou declaração omissa | Não |
Agora que você sabe o que o documento mostra, veja quem costuma pedir.
Para que serve a CND Federal e quem pede o documento
A certidão é a forma oficial de provar a regularidade fiscal perante a União. Ela é pedida sempre que um terceiro precisa ter certeza de que a sua empresa não carrega risco tributário.
Licitações e contratos com o poder público
A Lei nº 14.133/2021 (Nova Lei de Licitações) exige, no artigo 68, a prova de regularidade perante a Fazenda federal na fase de habilitação. Sem a certidão válida, a empresa é inabilitada, mesmo com a melhor proposta.
Atenção ao edital: alguns pedem a certidão válida na data da sessão, e não apenas na data do envio dos documentos.
Crédito, financiamentos e incentivos
Bancos públicos, linhas de crédito com recursos federais e programas de incentivo costumam pedir a certidão antes de liberar o dinheiro. Na prática, a CND entra no checklist de qualquer operação em que a União tem algum interesse.
Venda de imóveis, alterações societárias e grandes clientes
A certidão também aparece em outras situações do dia a dia da empresa:
- Compra e venda de imóveis, quando o comprador ou o cartório pede a prova de regularidade do vendedor.
- Fusões, incorporações e entrada de novos sócios, como parte da análise de risco (due diligence).
- Cadastro de fornecedores em grandes empresas, que exigem a certidão para homologar o parceiro.
Veja agora como tirar a sua.
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Como emitir a CND Federal: passo a passo
A emissão é gratuita e feita pela internet, sem precisar de despachante. Para a maioria das empresas regulares, o documento sai em poucos minutos.
Emissão pelo site da Receita Federal
- Acesse o portal gov.br e procure pelo serviço "Emitir certidão de débitos relativos a créditos tributários federais e à Dívida Ativa da União".
- Escolha se a certidão é de pessoa jurídica (CNPJ) ou pessoa física (CPF).
- Informe o número do CNPJ da matriz e confirme a verificação de segurança.
- Clique em "Emitir certidão". Se não houver pendência, o PDF é gerado na hora.
- Salve o arquivo e anote a data de emissão para controlar a validade.
Consulta pelo e-CAC antes de pedir a certidão
Se você não tem certeza de que está tudo em dia, comece pelo e-CAC (Centro Virtual de Atendimento da Receita). Lá, o Relatório de Situação Fiscal lista débitos, declarações omissas e parcelamentos, antes que a certidão seja negada.
O acesso exige conta gov.br nível prata ou ouro, ou certificado digital. Débitos já inscritos em dívida ativa também podem ser consultados no portal Regularize, da PGFN.
Como confirmar a autenticidade da certidão
Toda certidão traz um código de controle. Quem recebe o documento (o órgão da licitação, o banco, o cartório) pode validar esse código no próprio site da Receita.
Na prática, isso significa que editar o PDF não adianta: a validação mostra a situação real registrada no sistema. Siga para entender por quanto tempo a certidão vale.
Validade da certidão negativa de débitos federais
A validade é o detalhe que mais derruba empresas em licitações. A certidão negativa de débitos federais tem prazo fixo e não se renova sozinha.
180 dias contados da emissão
Mesmo que a sua situação não mude, a certidão vence. Depois do prazo, você precisa emitir uma nova.
Prazo da Receita quando a emissão não é automática
Quando o sistema não libera a certidão na hora, o pedido passa por análise. O parágrafo único do artigo 205 do CTN determina que a certidão seja fornecida em até 10 dias da data do requerimento. Por isso, não deixe para pedir na véspera de um prazo.
Matriz, filiais e sócios
A certidão da pessoa jurídica é emitida para o CNPJ da matriz e vale para a empresa como um todo, incluindo as filiais. Já a certidão do sócio, emitida pelo CPF, é outro documento e não substitui a da empresa.
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E se a certidão sair positiva? Veja o caminho para resolver.
Certidão negada: como regularizar as pendências
Quando há pendência, o site não gera a certidão e mostra uma mensagem de que as informações disponíveis não permitem a emissão. Não entre em pânico. Na maioria dos casos, o problema tem solução rápida.
Descubra a pendência no Relatório de Situação Fiscal
O primeiro passo é sempre o diagnóstico. Emita o Relatório de Situação Fiscal no e-CAC e leia cada item listado. O relatório separa débitos na Receita, débitos inscritos na PGFN e declarações omissas.
As pendências mais comuns em pequenas empresas
- Declaração não entregue, como DCTFWeb, EFD-Reinf, DEFIS (do Simples Nacional) ou DASN-SIMEI (do MEI).
- Guia em aberto ou paga a menor, como um DAS esquecido ou um DARF com código errado.
- Divergência entre o declarado e o pago, quando o valor informado na declaração não bate com o recolhido.
- Parcelamento em atraso, que pode ser rescindido e fazer o débito voltar a ser cobrado.
- Débito inscrito em dívida ativa, que precisa ser resolvido no portal Regularize.
Parcelamento e pagamento: do positivo para a CPEND
Depois de entregar as declarações ou quitar a guia, a pendência costuma sumir em poucos dias. Se o valor for alto, o parcelamento resolve: com as parcelas em dia, a cobrança fica suspensa e a Receita emite a CPEND, que tem o mesmo efeito da negativa.
Na prática, o atalho é trabalhar junto com o seu contador. Ele tem acesso ao e-CAC, conhece os códigos de receita e consegue corrigir declarações com rapidez.
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Gestão organizada para manter a CND Federal em dia
O Simplifique não emite a CND Federal nem paga tributos por você. A certidão continua sendo emitida no site da Receita. O que um sistema de gestão faz é eliminar a causa mais comum da certidão negada: a desorganização do dia a dia.
Financeiro que mostra cada vencimento
- Contas a pagar e a receber com datas de vencimento, para que nenhum compromisso fique esquecido.
- Fluxo de caixa projetado, para saber com antecedência se haverá dinheiro para as obrigações do mês.
- Conciliação bancária, para conferir o que de fato foi pago.
Notas fiscais e dados organizados para o contador
- Emissão de NF-e e NFS-e com os arquivos XML guardados no sistema.
- Integração contábil, para que o seu escritório de contabilidade receba as informações sem retrabalho e entregue as declarações no prazo.
Mais de 9 mil empresas já usam o Simplifique para organizar a gestão. Quando os números estão em ordem, emitir a certidão vira rotina, não emergência.
Perguntas Frequentes
Como tirar a CND Federal?
Acesse o serviço de emissão de certidão de débitos federais no portal gov.br, escolha pessoa jurídica ou física, informe o CNPJ ou CPF e clique em emitir. Se não houver pendência, o PDF sai na hora e de graça.
Qual a validade da certidão negativa de débitos federais?
A CND Federal e a certidão positiva com efeitos de negativa valem 180 dias contados da data de emissão, conforme a Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014. Depois disso, é preciso emitir uma nova.
O que fazer quando a CND Federal não é emitida?
Consulte o Relatório de Situação Fiscal no e-CAC para descobrir a pendência. Entregue as declarações omissas, pague ou parcele os débitos e, se houver inscrição em dívida ativa, regularize no portal Regularize da PGFN. Depois, tente emitir de novo.
O Simplifique emite a CND Federal?
Não. A certidão é emitida apenas pela Receita Federal e pela PGFN. O Simplifique ajuda a manter a empresa em dia, com contas a pagar, fluxo de caixa, emissão de NF-e e NFS-e e integração com o contador, o que reduz as pendências que travam a certidão.