Como Fazer um Orçamento: Passo a Passo e Modelo Pronto 2026

Um orçamento mal feito custa caro duas vezes. Quando o preço sai alto demais ou confuso, o cliente some. Quando sai baixo demais, você fecha a venda e trabalha no prejuízo. Saber como fazer um orçamento claro, completo e bem calculado resolve os dois problemas: você responde rápido, passa confiança e protege a sua margem de lucro.

O tema pesa no resultado do negócio. Segundo o estudo Sobrevivência das Empresas no Brasil, do Sebrae (2020), 29% dos MEIs e 21,6% das microempresas fecham as portas em até cinco anos, e no comércio a taxa chega a 30,2%. A capacidade de gestão aparece entre os fatores que separam quem sobrevive de quem encerra as atividades, e precificar bem cada venda faz parte dessa gestão.

A seguir, você vai ver o que um orçamento precisa ter, o passo a passo para montar o seu, um exemplo de cálculo com números reais, dois modelos prontos para copiar e os erros que mais fazem o cliente desistir.

O que é um orçamento e quando ele é obrigatório?

Orçamento é o documento que informa ao cliente, antes do fechamento, o preço, os itens, as condições de pagamento e o prazo de uma venda ou de um serviço. Ele serve para o cliente comparar, decidir e aprovar, e para você registrar exatamente o que foi combinado.

Também chamado de cotação, estimativa de preço ou orçamento para cliente, ele é o primeiro documento do ciclo de venda. Veja como ele se diferencia dos outros documentos comerciais e quando a lei exige que você o entregue.

Orçamento, proposta comercial e pedido de venda

Os três aparecem em momentos diferentes da negociação:

• Orçamento: foca no preço e nas condições. É objetivo e costuma responder a uma solicitação do cliente.
• Proposta comercial: vai além do preço. Apresenta a empresa, o diagnóstico do problema, a solução, os diferenciais e o cronograma. É comum em vendas B2B e projetos maiores.
• Pedido de venda: registra a compra já aceita, com produtos, quantidades, forma de pagamento e entrega. É ele que alimenta a nota fiscal.

Na prática, o orçamento aprovado vira pedido de venda, e o pedido vira nota fiscal na hora da entrega.

Quando a lei exige orçamento prévio

Para a prestação de serviços ao consumidor, o orçamento é obrigação. O art. 40 do Código de Defesa do Consumidor (CDC, Lei 8.078/1990) determina que o fornecedor entregue orçamento prévio separando o valor da mão de obra, dos materiais e equipamentos, as condições de pagamento e as datas de início e término do serviço. E o art. 39, VI, considera prática abusiva executar o serviço sem orçamento e sem autorização do consumidor.

Orçamento comercial não é orçamento empresarial

A palavra "orçamento" também nomeia o orçamento empresarial, o planejamento anual de receitas, despesas e investimentos da própria empresa. Neste artigo, o termo se refere sempre ao orçamento comercial, o documento de preço que você envia ao cliente.

Gere a ordem de serviço do orçamento aprovado

Cadastre clientes e serviços uma vez. O Simplifique gera a ordem de serviço, acompanha as atividades e emite a NFS-e e o recibo, com o recebimento lançado no financeiro.

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Agora que o conceito está claro, veja o que não pode faltar no documento.

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O que um orçamento precisa ter

Um bom orçamento responde, sozinho, a todas as perguntas do cliente: quem está vendendo, o que está incluído, quanto custa, como pagar, quando entrega e até quando o preço vale. Se o cliente precisar ligar para tirar dúvida, o documento ficou incompleto.

Confira os blocos obrigatórios.

Identificação da empresa e do cliente

No cabeçalho, coloque o nome da empresa, o CNPJ (ou CPF, se for autônomo), telefone, e-mail e endereço. Do lado do cliente, inclua nome ou razão social, CPF ou CNPJ e contato. Feche o cabeçalho com o número do orçamento e a data de emissão.

A numeração sequencial (0001, 0002...) facilita encontrar o documento quando o cliente voltar para fechar.

Itens, quantidades e valores separados

Liste cada produto ou serviço em uma linha, com descrição, unidade, quantidade, valor unitário e valor total. Em serviços, separe mão de obra, materiais e equipamentos, como pede o CDC. Frete, deslocamento e descontos também ganham linha própria.

Na prática, o detalhamento mostra que o preço tem fundamento e reduz o pedido de desconto.

Condições de pagamento, prazos e validade

• Forma de pagamento: PIX, boleto, transferência ou parcelamento, com o valor de cada parcela.
• Prazo de entrega ou execução: em dias úteis, contados a partir da aprovação.
• Validade do orçamento: em dias e com a data final escrita (ex.: "válido por 15 dias, até 24/10/2026").
• Garantia: quando houver, com o prazo e o que ela cobre.

O que está (e o que não está) incluído

Escreva o escopo em uma frase objetiva e, logo abaixo, as exclusões. Exemplo: "Inclui fabricação, entrega e montagem. Não inclui instalação elétrica nem remoção do móvel antigo." Esse campo evita a maior fonte de atrito depois da venda: o cliente achar que algo estava incluído.

Com a estrutura definida, veja como montar o seu orçamento do zero.

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Como fazer um orçamento passo a passo

Fazer orçamento bem feito é um processo de quatro etapas: entender, levantar custos, precificar e enviar. Pular qualquer uma delas é o caminho mais curto para errar o preço.

Siga a ordem abaixo em todo orçamento, do mais simples ao mais complexo.

1. Entenda o pedido do cliente

Antes de falar em preço, faça perguntas. O que exatamente o cliente precisa? Qual a quantidade, a medida, o acabamento? Para quando? Existe um orçamento máximo? Em serviços, peça fotos ou faça uma visita técnica.

Anote tudo. Essas respostas viram o escopo do documento e evitam o retrabalho de refazer o orçamento porque faltou informação.

2. Levante todos os custos

Separe os custos em dois grupos:

• Custos diretos: tudo o que existe só por causa daquela venda (materiais, mercadoria, horas de mão de obra, frete, comissão do vendedor).
• Custos indiretos (ou fixos): aluguel, energia, internet, sistema, contador e pró-labore. Eles existem com ou sem a venda e precisam ser rateados entre os trabalhos do mês.

Para ratear, calcule o custo fixo por hora: some os custos fixos do mês e divida pelas horas produtivas. Exemplo: R$ 6.000 de custos fixos ÷ 160 horas = R$ 37,50 por hora.

3. Calcule o preço com margem e impostos

O preço precisa cobrir o custo total, os impostos sobre a venda (no Simples Nacional, a alíquota efetiva do DAS) e a sua margem de lucro. A fórmula do markup divisor resolve isso numa conta só:

Preço = Custo total ÷ (1 − % de impostos − % de margem)

Veja o exemplo de uma marcenaria orçando um armário sob medida, com 6% de imposto e 20% de margem:

Confira a conta: dos R$ 4.380,00, R$ 262,80 vão para o imposto, R$ 3.240,00 pagam o custo e R$ 877,20 ficam como lucro (20% do preço). A alíquota de 6% é ilustrativa; confirme a sua com o contador, porque ela muda conforme o anexo e o faturamento.

4. Envie, acompanhe e formalize o aceite

1. Envie o orçamento em PDF por e-mail ou WhatsApp, de preferência no mesmo dia do pedido.
2. Faça o primeiro contato de acompanhamento em 2 a 3 dias úteis e outro antes de vencer a validade.
3. Peça a aprovação por escrito: assinatura, "de acordo" por e-mail ou mensagem de aceite.
4. Com o aceite, registre o pedido de venda e combine a data de entrega ou de início do serviço.

Na prática, o acompanhamento ativo recupera vendas de clientes que só esqueceram de responder.

Feche a venda e emita a nota sem redigitar

Registre o pedido aprovado uma vez. O Simplifique envia o pedido ao cliente, importa os dados para a NF-e, atualiza o estoque e gera o contas a receber.

Ver controle de vendas

Com o método definido, use os modelos abaixo como ponto de partida.

Modelo de orçamento para cliente pronto para copiar

Os dois modelos de orçamento abaixo seguem a estrutura que você viu nas seções anteriores. Copie, troque os campos entre colchetes e salve como modelo no seu editor de texto ou planilha.

Escolha o modelo pelo que você vende: produto ou serviço.

Modelo de orçamento para venda de produtos

Modelo de orçamento de serviço

Como adaptar o modelo ao seu negócio

• Comércio: inclua código do produto e prazo de entrega por item, se houver encomenda.
• Prestação de serviço: mantenha mão de obra, materiais e equipamentos separados, como exige o CDC.
• Venda para empresas: peça o CNPJ e a inscrição estadual do cliente já no orçamento; eles serão necessários na nota fiscal.
• Visual: use o logotipo e as cores da marca e salve sempre em PDF, que não desconfigura no celular do cliente.

Modelo pronto em mãos, falta evitar os deslizes que derrubam a venda.

Erros comuns ao fazer um orçamento

A maioria dos orçamentos recusados não perde por preço. Perde por falta de clareza, por demora ou por um custo esquecido que aparece depois e corrói a margem.

Confira os erros mais frequentes e como corrigir cada um.

Mandar um valor fechado sem detalhamento

"Fica R$ 4.380,00" numa mensagem solta parece caro e abre espaço para pechincha. O mesmo valor, com itens, quantidades e condições, mostra o que o cliente está levando. Detalhe sempre, mesmo quando o pedido é pequeno.

Esquecer impostos, taxas e frete

Imposto sobre a venda, taxa da maquininha, frete e comissão parecem pequenos isoladamente. Somados, podem consumir boa parte do lucro. Inclua todos na conta do markup antes de enviar; corrigir o preço depois do aceite desgasta a relação e, em serviço ao consumidor, nem é permitido sem nova negociação.

Demorar para responder e não acompanhar

O cliente que pede orçamento costuma consultar mais de um fornecedor ao mesmo tempo. Responder no mesmo dia e fazer o acompanhamento combinado coloca você na frente. Deixar a validade indefinida também é erro: sem ela, o cliente pode voltar meses depois pedindo o preço antigo.

Na prática, uma rotina simples resolve: orçamento enviado em 24 horas, contato em 3 dias e lembrete antes do vencimento.

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Do orçamento aprovado à nota fiscal com o Simplifique

O orçamento termina no "sim" do cliente, mas a venda só fica completa quando o pedido é registrado, o estoque baixa, a nota é emitida e o dinheiro entra. O Simplifique é o sistema de gestão online da Contmatic, usado por mais de 9 mil empresas, que conecta essas etapas sem digitação dupla.

Pedido de venda enviado ao cliente

Com o orçamento aprovado, registre o pedido de venda no Simplifique com cliente, vendedor, produtos, transportadora e dados de pagamento. O pedido pode ser enviado por e-mail ao cliente, que recebe a confirmação do que foi fechado.

Estoque, financeiro e nota fiscal integrados

• Estoque atualizado automaticamente na autorização da NF-e, sem baixa manual.
• Contas a receber e boletos gerados após a transmissão da nota, com fluxo de caixa diário, mensal e anual.
• Emissão de NF-e (também escrita NFe) importando os dados do pedido, com cálculo automático de impostos e validação antes do envio à Sefaz.
• Envio automático de nota, DANFE, XML e boleto por e-mail ao cliente.
• Relatórios personalizados para acompanhar vendas e resultado.

Se hoje o seu orçamento aprovado vira anotação, depois planilha e só então nota fiscal, cada passagem é uma chance de erro. Teste com uma venda real e veja o pedido virar nota e contas a receber em poucos cliques.

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Perguntas Frequentes

Como fazer um orçamento simples?

Coloque seus dados e os do cliente, a data e o número do orçamento. Liste cada item com quantidade, valor unitário e total, e informe a forma de pagamento, o prazo de entrega e a validade. Salve em PDF e envie no mesmo dia do pedido.

Qual a validade de um orçamento?

Você define a validade, e o mais comum entre pequenos negócios é de 7 a 15 dias. Se o orçamento de serviço não informar o prazo, o Código de Defesa do Consumidor (art. 40, § 1º) estabelece 10 dias, contados do recebimento pelo cliente.

Qual a diferença entre orçamento e proposta comercial?

O orçamento é objetivo: mostra preço, itens, condições e prazo. A proposta comercial é mais completa e inclui apresentação da empresa, diagnóstico, solução e diferenciais, sendo comum em vendas maiores e entre empresas.

Pode cobrar pelo orçamento?

Em regra, o orçamento deve ser gratuito, segundo a orientação dos Procons. A cobrança só é aceita quando exige trabalho prévio, como desmontar um aparelho para diagnóstico, e o valor precisa ser informado ao cliente antes.

Como transformar o orçamento aprovado em nota fiscal no Simplifique?

Registre o pedido de venda com os dados do orçamento aprovado e importe o pedido na emissão da NF-e. O Simplifique preenche a nota com os dados do pedido, calcula os impostos, atualiza o estoque e gera o contas a receber, e você pode experimentar tudo no teste grátis.