O que você vai ver neste post:

  • Por que o DANFE some justamente na hora em que o cliente ou o contador pede a segunda via (e por que isso não é um problema grave)
  • O passo a passo para consultar e imprimir a segunda via do DANFE pela chave de acesso de 44 dígitos, sem cadastro e sem certificado digital
  • Como um emissor que guarda XML e DANFE automaticamente, como o Simplifique, elimina essa busca de uma vez por todas

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Perder o DANFE de uma NF-e parece dor de cabeça grande, mas a solução leva menos de dois minutos: a segunda via do DANFE pode ser consultada e impressa de graça no portal nacional da NF-e, usando apenas a chave de acesso de 44 dígitos. Sem cadastro, sem certificado digital e sem depender do emissor da nota.

O modelo eletrônico está consolidado no Brasil: a NF-e existe desde 2006, instituída pelo Ajuste SINIEF 07/05, e o Portal Nacional da NF-e já registra bilhões de notas autorizadas pelas SEFAZ estaduais desde então. Cada uma delas permanece disponível para consulta pública por pelo menos 10 anos.

A seguir, você entende o que é o DANFE, aprende o passo a passo da consulta pela chave de acesso, descobre onde achar a chave quando o documento sumiu e vê como o destinatário baixa o XML direto da Receita Federal.

O que é DANFE e para que ele serve

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é a representação gráfica da NF-e (também escrita NFe), em papel ou PDF. Ele resume os dados da operação, exibe a chave de acesso e o código de barras, e acompanha a mercadoria durante o transporte.

Qual a diferença entre DANFE e nota fiscal (XML)?

A nota fiscal de verdade é o arquivo XML autorizado pela SEFAZ (a Secretaria da Fazenda responsável pela autorização das notas). O DANFE não tem valor fiscal próprio: é um documento auxiliar, um espelho impresso do XML. Se a empresa guarda só o papel e perde o arquivo eletrônico, é o XML que a fiscalização vai exigir.

Na prática, isso é uma boa notícia: reimprimir o DANFE nunca é um problema, porque qualquer sistema consegue gerar uma nova via a partir do XML autorizado, quantas vezes for necessário.

Quando o DANFE é obrigatório

O documento auxiliar é exigido em três situações principais:

  • Trânsito de mercadorias: o DANFE deve acompanhar a carga do início ao fim do transporte;
  • Recebimento: o destinatário usa o documento para conferir os dados da nota antes de aceitar a mercadoria;
  • Fiscalização: em barreiras fiscais e postos da SEFAZ, o DANFE é o comprovante imediato da operação.

DANFE impresso ou digital: o que vale na fiscalização?

O DANFE pode ser apresentado em formato digital (PDF no celular ou no tablet) nas fiscalizações de trânsito, conforme orientação do CONFAZ (Conselho Nacional de Política Fazendária). Não é obrigatório imprimir em papel, desde que o arquivo esteja legível e acessível no momento da abordagem, porque o fiscal valida a nota pela chave de acesso.

Agora que o conceito está claro, veja como fazer a consulta na prática.

Cansado de procurar nota antiga toda vez que pedem a segunda via? Teste o Simplifique gratuitamente

Como consultar o DANFE pela chave de acesso

A consulta pública é feita no Portal Nacional da NF-e, mantido pela Receita Federal em parceria com as SEFAZ estaduais. Qualquer pessoa com a chave de acesso pode consultar: emissor, destinatário, transportador ou contador.

Passo a passo no portal nacional da NF-e

  1. Acesse o portal oficial: nfe.fazenda.gov.br;
  2. Clique em "Consultar NF-e" (consulta completa);
  3. Digite a chave de acesso de 44 dígitos, sem espaços, pontos ou traços;
  4. Resolva a verificação de segurança (captcha) exibida na tela;
  5. Clique em "Continuar": o portal mostra emitente, destinatário, valores e situação da nota;
  6. Clique em "Visualizar DANFE" para abrir o documento e imprimir ou salvar.

Confira sempre a situação da nota nessa tela: uma NF-e autorizada é válida; uma nota cancelada ou denegada não acoberta a operação.

Como baixar o DANFE em PDF (web DANFE)

Depois de abrir a opção "Visualizar DANFE", use a impressão do navegador e escolha "Salvar como PDF". Essa versão consultada online, chamada de web DANFE, tem a mesma validade da via impressa que acompanhou a mercadoria.

Guarde o PDF junto do XML da nota: assim você monta um arquivo fiscal completo sem depender de novas consultas ao portal.

O que fazer se aparecer "NF-e não encontrada"

Se a consulta não retorna a nota, verifique os pontos abaixo antes de acionar o emissor:

  • Digitação: confirme os 44 dígitos, sem espaços nem caracteres extras;
  • Status da nota: notas rejeitadas não chegam a existir no portal; cancele a dúvida direto com o emissor;
  • Contingência: uma nota emitida em contingência pode levar algumas horas até ser transmitida e aparecer na consulta;
  • Autorização recente: notas autorizadas há poucos minutos podem demorar a sincronizar no ambiente nacional.

Resolvida a consulta, o próximo passo é gerar a segunda via. Entenda cada caminho a seguir.

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Como imprimir a segunda via do DANFE

Existem dois caminhos para tirar a segunda via da nota: o portal público da SEFAZ ou o sistema emissor onde a nota nasceu. Os dois são gratuitos, e a via gerada tem exatamente o mesmo valor da original.

Segunda via pelo portal da SEFAZ

É o caminho universal: funciona para qualquer NF-e do país, mesmo que você não tenha relação com o emissor. Faça a consulta pela chave de acesso, como mostrado acima, e use o botão "Visualizar DANFE" para imprimir ou salvar o PDF. Alguns estados também oferecem consulta no portal da própria SEFAZ estadual, com o mesmo resultado.

Segunda via pelo sistema emissor

Se a nota saiu da sua empresa, o sistema emissor é o caminho mais rápido: o XML fica armazenado e a reimpressão dispensa a chave de acesso e o captcha. Qualquer emissor gera a segunda via do DANFE a partir do XML autorizado, sem custo adicional.

Esse também é o caminho para notas antigas: em vez de localizar chave por chave no portal, você busca pelo número da nota ou pelo CNPJ do cliente.

Quantas vezes o DANFE pode ser reimpresso?

Não há limite de impressões. Todas as vias têm o mesmo valor para conferência e transporte, porque o documento fiscal real continua sendo o XML eletrônico autorizado pela SEFAZ. Imprima, salve em PDF ou reenvie por e-mail quantas vezes a operação exigir.

Mas e quando nem o DANFE nem a chave estão em mãos? Veja onde procurar.

Onde encontrar a chave de acesso da NF-e

Sem a chave de acesso não existe consulta pública. Ela funciona como o "CPF" da nota: um código único de 44 dígitos que identifica a NF-e em todo o território nacional. Para se aprofundar, confira o guia Chave de Acesso da Nota Fiscal: Como Consultar NF Pela Chave.

No DANFE original e no código de barras

A chave fica impressa no canto superior do DANFE, logo abaixo do código de barras, agrupada em blocos de 4 dígitos. Se você tem qualquer via anterior do documento, mesmo uma foto, a chave está lá.

No arquivo XML da nota (campo chNFe)

Dentro do arquivo XML da nota fiscal, a chave aparece no campo chNFe. Abra o arquivo em qualquer editor de texto ou navegador e localize esse campo: os 44 dígitos que aparecem ali são a chave de acesso.

No e-mail do fornecedor ou no sistema emissor

Fornecedores costumam enviar o XML e o DANFE por e-mail no momento da emissão; procure pelo número da nota ou pelo nome do fornecedor na caixa de entrada. Se a nota saiu da sua própria empresa, o sistema emissor mostra a chave na tela de detalhes de cada nota.

E se a nota foi emitida contra o seu CNPJ e você não tem nada disso? A Receita Federal resolve. Confira a seguir.

Consulta de NF-e como destinatário

Quando a sua empresa é a compradora (destinatária), você não depende do fornecedor para recuperar notas: a Receita Federal disponibiliza os documentos emitidos contra o seu CNPJ. Compare os canais disponíveis:

Canal de consulta O que você precisa O que permite
Portal nacional da NF-e Chave de acesso de 44 dígitos Consultar a nota e imprimir o DANFE em PDF
Central de Download da NF-e Certificado digital e-CNPJ Baixar em lote os XMLs emitidos para o seu CNPJ
Sistema emissor (ex.: Simplifique) Login no sistema Reimprimir DANFE e XML sem precisar da chave
E-mail do fornecedor XML anexo da nota Localizar a chave de acesso no campo chNFe

Central de Download da NF-e

A Central de Download, acessada em nfe.fazenda.gov.br com certificado digital e-CNPJ ou procuração eletrônica, permite baixar todos os XMLs de notas emitidas contra o seu CNPJ, por período e em lote. É o recurso ideal para recuperar arquivos que o fornecedor não enviou e para manter o arquivo fiscal completo para o SPED.

Manifestação do destinatário: por que fazer

A manifestação do destinatário é o evento em que a empresa confirma (ou recusa) as notas emitidas contra o seu CNPJ. Além de garantir o acesso ao XML completo na Central de Download, ela protege o negócio contra o uso indevido do CNPJ em notas frias. Faça da manifestação uma rotina mensal de conferência.

Prazos de guarda e disponibilidade da NF-e

Atenção: emitente e destinatário devem guardar o XML da NF-e por 5 anos, prazo em que o Fisco pode exigir os documentos. O portal nacional mantém a consulta disponível por pelo menos 10 anos, mas a obrigação de guarda é da empresa, não da SEFAZ.

Depois dos 10 anos de disponibilidade no portal, a única cópia garantida é a sua. Por isso a forma como o emissor armazena as notas faz tanta diferença. Veja como resolver isso de vez.

DANFE e XML sempre à mão no Simplifique

Depender do portal da SEFAZ para cada segunda via funciona para casos pontuais. Para quem emite notas toda semana, vira gargalo: é chave digitada, captcha e busca manual a cada pedido do cliente ou do contador. O Simplifique, emissor da Contmatic, resolve isso na origem:

  • Armazenamento automático de todos os XMLs e DANFEs emitidos, disponíveis para consulta no sistema a qualquer momento;
  • Reimpressão em um clique, sem digitar chave de acesso e sem captcha;
  • Busca inteligente por número da nota, CNPJ do destinatário, período ou valor;
  • Envio automático do XML e do DANFE por e-mail ao cliente no momento da autorização;
  • Emissão completa de NF-e, NFS-e, CT-e e MDF-e no mesmo painel, com validação dos dados antes do envio à SEFAZ.

Se hoje a segunda via de uma nota exige caçar e-mails antigos ou abrir chamado com o contador, vale conhecer um fluxo em que o arquivo fiscal se organiza sozinho.

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Conheça o Emissor de NF-e do Simplifique

Perguntas Frequentes

Como consultar meu DANFE?

Acesse nfe.fazenda.gov.br, clique em "Consultar NF-e", digite a chave de acesso de 44 dígitos e confirme a verificação de segurança. Na tela da nota, clique em "Visualizar DANFE" para ver e imprimir o documento. A consulta DANFE é gratuita e não exige cadastro nem certificado digital.

Como baixar o DANFE em PDF?

Depois de consultar a nota no portal, abra a opção "Visualizar DANFE" e use a impressão do navegador escolhendo "Salvar como PDF". Esse web DANFE tem a mesma validade da via impressa. Nos sistemas emissores, o download do PDF fica disponível direto na lista de notas emitidas.

Como tirar a segunda via do DANFE sem a chave de acesso?

Localize a chave no XML da nota (campo chNFe), no e-mail enviado pelo fornecedor ou no sistema emissor. Sem nenhuma dessas fontes, solicite o XML ao emitente, que tem obrigação legal de fornecê-lo, ou baixe o arquivo na Central de Download da NF-e com certificado digital, se a nota foi emitida contra o seu CNPJ.

DANFE tem valor fiscal? Qual a diferença para a NF-e?

O DANFE não tem valor fiscal próprio: é a representação gráfica da NF-e. O documento com validade jurídica é o arquivo XML autorizado pela SEFAZ. O DANFE serve para acompanhar a mercadoria em trânsito e facilitar a conferência dos dados da operação.

Por quanto tempo a NF-e fica disponível para consulta no portal da SEFAZ?

O portal nacional mantém as notas disponíveis para consulta por pelo menos 10 anos. Já a guarda obrigatória do XML por emitente e destinatário é de 5 anos. Depois desse período de disponibilidade, tenha os arquivos guardados localmente ou no seu sistema emissor.

Como reimprimir o DANFE de notas antigas no Simplifique?

No Simplifique, todas as notas emitidas ficam armazenadas com XML e DANFE disponíveis para download. Busque pelo número da nota, CNPJ do destinatário, período ou valor e reimprima em um clique, sem digitar chave de acesso e sem passar pelo portal da SEFAZ.