Nota Fiscal de Compra: O Que É, Como Conferir e Lançar em 2026

A mercadoria chegou, a caixa foi aberta e o boleto já está pago. Só semanas depois alguém percebe que a nota fiscal de compra veio com o CNPJ errado, com um item a menos ou com o ICMS destacado pela metade. Nessa hora, a correção depende do fornecedor, o prazo para cancelar a nota já passou e o crédito de imposto da compra fica em risco.

O problema é comum porque a rotina é enxuta. Os pequenos negócios somam cerca de 99% das empresas brasileiras, segundo o Sebrae, e em muitos deles a mesma pessoa recebe a mercadoria, paga o fornecedor e guarda a nota. Só que a lei também cobra de quem compra: pela cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/2005, o destinatário da NF-e precisa verificar a validade e a autenticidade do documento e guardar o arquivo XML.

A seguir, você vai entender o que é a nota de compra, para que ela serve, como conferir cada nota no recebimento, qual CFOP de entrada usar e o que fazer quando a nota vem com erro.

O que é nota fiscal de compra

Nota fiscal de compra é o documento fiscal que acompanha a mercadoria que a sua empresa adquire de um fornecedor. Na quase totalidade dos casos, é uma NF-e (Nota Fiscal Eletrônica, também escrita NFe), o modelo 55, emitida pelo vendedor e autorizada pela SEFAZ (Secretaria da Fazenda do estado) antes de a carga sair.

Para quem compra, essa nota registra uma entrada: é ela que prova de onde veio o produto, quanto custou e quais impostos já foram cobrados na operação.

Nota de compra e nota de venda: o mesmo documento

Não existem duas notas para a mesma operação. O fornecedor emite uma NF-e de saída (a venda dele), e essa mesma nota é, para você, a nota de compra. O que muda é o ponto de vista e o lançamento: ele registra uma saída no estoque e uma receita; você registra uma entrada no estoque e uma conta a pagar.

Na prática, você não precisa emitir nada para comprar de uma empresa que emite NF-e. O seu trabalho é conferir a nota recebida, dar entrada nela e guardar o XML.

Quando a própria empresa emite a nota fiscal de entrada

Há situações em que quem vende não emite NF-e. Nesses casos, a sua empresa emite uma nota fiscal de entrada própria (uma NF-e com o tipo de operação "entrada") para documentar a compra. Os casos mais comuns são:

• compra de mercadoria de pessoa física ou de quem não é contribuinte do ICMS;
• importação, em que a nota de entrada acompanha o desembaraço aduaneiro;
• devolução feita por consumidor final, que não emite nota;
• outras hipóteses previstas no regulamento do ICMS do seu estado, como certas compras de produtor rural.

As regras variam por UF (Unidade da Federação). Antes de emitir uma nota de entrada pela primeira vez, confirme o caso com o seu contador.

DANFE, XML e chave de acesso: o que vale de verdade

O papel que chega com a mercadoria é o DANFE (Documento Auxiliar da NF-e), uma representação impressa que serve para acompanhar o transporte e facilitar a conferência. O documento com validade jurídica é o arquivo XML, assinado digitalmente pelo emitente.

O elo entre os dois é a chave de acesso, um número de 44 dígitos impresso no DANFE. Com ela, você consulta a nota na SEFAZ e confirma se ela existe e está autorizada. Entenda agora por que tudo isso pesa no resultado da sua empresa.

Quer parar de lançar compras em planilha e saber o saldo real de cada produto?

Teste o controle de estoque grátis

Para que serve a nota de compra na sua empresa

Muita gente trata a nota de compra como um papel para entregar ao contador no fim do mês. Ela é bem mais do que isso. A mesma nota sustenta a parte fiscal, o estoque e o financeiro do negócio.

Comprova a origem da mercadoria

Mercadoria sem nota de entrada é mercadoria sem origem comprovada. Numa fiscalização de trânsito ou no estabelecimento, o fisco pode apreender o produto e cobrar o imposto com multa, porque não há como provar que ele foi comprado de forma regular.

A nota também protege você na relação com o fornecedor. Ela registra o que foi vendido, a quantidade, o preço e as condições combinadas, e serve de prova se houver divergência na entrega ou na cobrança.

Garante crédito de impostos

Pelo princípio da não cumulatividade, a empresa do regime normal de ICMS abate do imposto devido nas vendas o ICMS destacado nas compras para revenda (Lei Complementar 87/1996, art. 20). No Lucro Real, a nota também sustenta os créditos de PIS e Cofins não cumulativos. Sem nota idônea, não há crédito.

Quem é optante do Simples Nacional não aproveita esse crédito de ICMS (LC 123/2006, art. 23), mas continua precisando da nota para comprovar a origem e o custo. Com a reforma tributária (LC 214/2025), o crédito de IBS e CBS também nasce do documento fiscal, o que torna a conferência ainda mais importante. Veja como isso afeta a escolha do fornecedor no guia sobre crédito de IBS e CBS.

Alimenta o estoque, o custo e o contas a pagar

Cada item da nota de compra entra no estoque com quantidade e valor. É desse lançamento que sai o custo da mercadoria, a base para formar o preço de venda e calcular a margem.

Na prática, a nota de compra também é o ponto de partida do contas a pagar: valor total, parcelas e vencimentos da duplicata. Se ela não for lançada, o estoque fica furado e o fluxo de caixa mostra um dinheiro que já tem dono. Veja agora como conferir cada nota antes de dar entrada.

Quer que cada compra apareça no estoque e no contas a pagar no mesmo sistema?

Conheça o sistema para comércio

Como conferir a nota fiscal de compra no recebimento

A melhor hora para conferir a nota fiscal de compra é com a mercadoria ainda na porta. Depois que a carga entra no estoque e o boleto é pago, qualquer correção fica mais lenta e depende da boa vontade do fornecedor.

Consulte a chave de acesso na SEFAZ

Antes de assinar o canhoto, confirme que a nota existe e está autorizada:

1. Localize a chave de acesso de 44 dígitos no DANFE;
2. Acesse o Portal Nacional da NF-e e abra a consulta de NF-e;
3. Digite a chave e confira se a situação é "autorizada" (e não cancelada ou denegada);
4. Compare emitente, destinatário, data e valor total com o DANFE em mãos.

A consulta resumida é aberta. Para ver a nota completa no portal, é preciso certificado digital. O passo a passo detalhado está no guia da chave de acesso da nota fiscal.

Confira dados, itens e valores contra o pedido

Nota autorizada não quer dizer nota certa. Compare a NF-e com o pedido de compra e com a mercadoria física, item por item:

• Destinatário: razão social, CNPJ, inscrição estadual e endereço da sua empresa;
• Itens: descrição, NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul, o código fiscal do produto), quantidade e unidade;
• Valores: preço unitário, descontos, frete e total da nota;
• Impostos: base de cálculo e valor do ICMS, ICMS-ST (substituição tributária) e IPI, quando houver;
• Cobrança: número de parcelas e vencimentos da duplicata.

Registre a manifestação do destinatário

A manifestação do destinatário é o evento eletrônico em que a sua empresa informa à SEFAZ o que fez com uma nota emitida contra o seu CNPJ. São quatro eventos:

• Ciência da Operação: você sabe que a nota existe, mas ainda não confirmou. Ela libera o download do XML completo;
• Confirmação da Operação: a compra aconteceu e a mercadoria foi recebida;
• Desconhecimento da Operação: a sua empresa não fez essa compra;
• Operação não Realizada: a compra existiu, mas a mercadoria não foi recebida.

Para alguns setores, a manifestação é obrigatória. Para todos, ela protege o CNPJ contra notas frias emitidas no seu nome. Com a nota conferida, falta o lançamento.

Compra conferida, estoque em dia

Registre a entrada da mercadoria no estoque, lance o fornecedor no contas a pagar e acompanhe o fluxo de caixa no mesmo sistema que emite a sua NF-e.

Conheça o sistema

CFOP de entrada e lançamento da compra

O CFOP (Código Fiscal de Operações e de Prestações) diz ao fisco que tipo de operação aconteceu. Na nota de entrada, ele começa por 1 (compra dentro do estado), 2 (compra de outro estado) ou 3 (compra do exterior).

CFOPs mais usados na nota de entrada

A escolha depende do destino da mercadoria na sua empresa. Os códigos abaixo cobrem a maior parte das compras do comércio:

Na compra do exterior, o raciocínio é o mesmo com o primeiro dígito 3, como o 3.102 para revenda. A lista completa está na tabela CFOP 2026.

Como o CFOP do fornecedor vira o seu

O CFOP impresso na nota é o do fornecedor, que registrou uma venda. Se ele vendeu uma mercadoria comprada de terceiros dentro do estado, usou o 5.102; na sua escrituração, a mesma operação entra como 1.102. Se a venda veio de outro estado (6.102), a sua entrada é 2.102.

Atenção ao destino real do produto. A mesma compra de 5.102 pode virar 1.556 se for material de uso da loja, e não de revenda. Na prática, isso muda o crédito: material de uso e consumo só gera crédito de ICMS a partir de 2033 (LC 87/1996, art. 33, com a redação da LC 171/2019), e o ativo imobilizado gera crédito em 48 parcelas mensais.

Entrada no estoque e conta a pagar

Com a nota conferida e o CFOP definido, faça o lançamento completo na mesma hora:

1. Dê entrada de cada item no estoque, com quantidade e custo unitário;
2. Some ao custo o frete e o IPI não recuperáveis, e o ICMS-ST pago na compra, quando for o caso;
3. Cadastre as parcelas da duplicata no contas a pagar, com os vencimentos da nota;
4. Arquive o XML junto com o pedido de compra e o comprovante de pagamento.

O XML deve ficar guardado pelo prazo de decadência de 5 anos do Código Tributário Nacional (art. 173). Para entender a regra de 132 meses do Ajuste SINIEF 2/2025, veja o post sobre o prazo de guarda de XML. E quando a nota chega errada? Veja a seguir.

Nota de compra com erro: o que fazer

Quem corrige a nota é sempre quem a emitiu, ou seja, o fornecedor. O seu papel é identificar o erro, escolher o caminho certo e cobrar a correção antes de lançar a compra.

Erro simples: carta de correção eletrônica

Erros em dados que não mudam o valor da operação, como um complemento de endereço ou a descrição de um item, se resolvem com a CC-e (Carta de Correção Eletrônica), emitida pelo fornecedor e vinculada à nota.

A carta de correção não serve para alterar valores, base de cálculo, alíquota, quantidade, preço, data de emissão ou dados que mudem o remetente ou o destinatário. Os limites estão no guia sobre como cancelar NF-e e emitir carta de correção.

Erro de valor ou de imposto: cancelamento, complementar ou devolução

Quando o erro está no preço, na quantidade ou no imposto, o caminho depende do prazo e do tipo de diferença:

• Até 24 horas da autorização: o fornecedor cancela a nota e emite uma nova;
• Valor ou imposto a menor: o fornecedor emite uma NF-e complementar com a diferença;
• Mercadoria a mais, errada ou com defeito: a sua empresa emite uma nota de devolução de compra, com CFOP 5.202 (dentro do estado) ou 6.202 (outro estado) na compra para revenda.

Se a mercadoria nem chegou a entrar no seu estabelecimento, registre a manifestação "Operação não Realizada" e combine com o fornecedor o retorno da carga.

Compra sem nota fiscal: o risco que fica com você

Aceitar mercadoria sem nota para conseguir um preço menor parece economia, mas transfere o risco para a sua empresa. Sem documento, o produto não tem origem comprovada, o crédito de imposto não existe e o estoque fiscal não fecha com o físico.

Numa fiscalização, você responde pelo imposto da operação e pela multa prevista no regulamento do ICMS do seu estado. Exija a nota fiscal de compra em toda aquisição de mercadoria, sem exceção.

Leia também

• Pedido de Compra: O Que é e Modelos Prontos para Copiar
• DANFE: O Que É e Como Consultar ou Imprimir a Segunda Via pela Chave de Acesso
• Nota de Devolução: O Que Muda na NF-e em Setembro de 2026
• Controle de Estoque: O Que É e Como Fazer em 2026
• Tipos de Nota Fiscal: Qual Usar e Quem Emite (2026)

Conheça o sistema de gestão para comércio

Sistema de gestão para controlar as compras do seu comércio

Conferir a nota resolve metade do problema. A outra metade é não perder a informação depois: a compra precisa aparecer no estoque, no contas a pagar e no arquivo do contador, sem digitação repetida em três lugares diferentes.

Estoque atualizado a cada entrada e saída

No Simplifique, você controla a entrada e a saída de mercadorias com saldo por produto e movimentações vinculadas às notas fiscais:

• Saldo por produto sempre à vista, para saber o que comprar e quando;
• Movimentações de entrada e saída ligadas às NF-e, que deixam o estoque fiscal e o físico conversando;
• Baixa no estoque a cada nota de venda autorizada, sem contagem paralela.

Contas a pagar e fluxo de caixa no mesmo lugar

Lance as parcelas da duplicata do fornecedor no contas a pagar e acompanhe no fluxo de caixa quanto do saldo já está comprometido com as compras do mês. Assim, a decisão de comprar mais leva em conta o caixa real, e não só a vitrine vazia.

NF-e e XML organizados para o contador

A mesma plataforma emite NF-e, inclusive a nota de devolução ao fornecedor, e envia os XMLs ao contador sem retrabalho no fim do mês. Mais de 9 mil empresas já usam o Simplifique para organizar estoque, financeiro e notas. Faça o teste grátis e veja as compras do seu comércio sob controle.

Começar o teste grátis

Perguntas Frequentes

O que é nota fiscal de compra?

É a NF-e que o fornecedor emite ao vender mercadoria para a sua empresa. Para quem compra, ela é uma nota de entrada: comprova a origem do produto, registra o custo e os impostos da operação e serve de base para o estoque, o contas a pagar e o crédito de imposto.

Qual a diferença entre nota fiscal de compra e nota fiscal de venda?

Nenhuma no documento: é a mesma NF-e vista de dois lados. Para o fornecedor, ela é uma nota de saída (venda); para a sua empresa, uma nota de entrada (compra). O que muda é o lançamento, como o CFOP 5.102 do vendedor, que vira 1.102 na sua escrituração.

Como consultar uma nota fiscal de compra?

Pegue a chave de acesso de 44 dígitos impressa no DANFE e consulte no Portal Nacional da NF-e. A consulta mostra se a nota está autorizada, cancelada ou denegada. Para ver a nota completa ou baixar o XML pelo portal, é preciso usar o certificado digital da empresa.

Qual o CFOP da nota fiscal de compra?

Depende do destino da mercadoria e da origem da compra. Para revenda, use 1.102 dentro do estado e 2.102 de outro estado; com ICMS-ST, 1.403 ou 2.403. Para material de uso e consumo, 1.556 ou 2.556; para o ativo imobilizado, 1.551 ou 2.551.

O Simplifique ajuda a controlar as notas de compra?

Sim. No Simplifique, você controla a entrada e a saída de estoque com movimentações vinculadas às notas, lança o fornecedor no contas a pagar e acompanha o fluxo de caixa. A plataforma também emite NF-e, inclusive a de devolução, e envia os XMLs ao contador. Há teste grátis.