Como Emitir Nota Fiscal: Guia Completo e Atualizado 2026
Emitir nota fiscal é o processo de gerar um documento fiscal eletrônico que registra a venda de produtos ou a prestação de serviços, com validade jurídica junto à SEFAZ ou prefeitura municipal. Em 2026, com a Reforma Tributária e o novo Padrão Nacional da NFS-e, entender como emitir cada tipo de nota fiscal é essencial para manter sua empresa em conformidade e evitar multas.
Neste guia, você vai aprender passo a passo como emitir NF-e, NFS-e, NFC-e, CT-e e MDF-e, quais os requisitos obrigatórios, os erros mais comuns e como escolher o melhor sistema emissor para o seu negócio. Mais de 5,9 milhões de documentos fiscais já foram emitidos pelo Simplifique, atendendo 13.545 empresas em todo o Brasil.
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O Que é Nota Fiscal e Por Que Emitir
A nota fiscal eletrônica é um documento digital que comprova uma transação comercial perante o Fisco. Ela substitui as antigas notas em papel e tem validade jurídica garantida pela assinatura digital e autorização da SEFAZ (para produtos) ou da prefeitura (para serviços).
Quem é Obrigado a Emitir Nota Fiscal
Toda pessoa jurídica que vende produtos ou presta serviços é obrigada a emitir nota fiscal, incluindo MEI, microempresas, empresas de pequeno porte, Lucro Presumido e Lucro Real. O MEI passou a ser obrigado a emitir NFS-e pelo Padrão Nacional desde setembro de 2023 para prestações de serviço a outras empresas (B2B).
Consequências de Não Emitir
A não emissão de nota fiscal configura sonegação fiscal, sujeita a multas que variam de 10% a 100% do valor da operação, além de possível enquadramento criminal. A empresa também pode ter o CNPJ tornado inapto pela Receita Federal e perder o direito de operar no Simples Nacional.
Tipos de Nota Fiscal: Qual Emitir em Cada Situação
Existem diferentes tipos de documentos fiscais eletrônicos, cada um com uma finalidade específica. Escolher o tipo correto é fundamental para evitar rejeições e problemas fiscais.
NF-e (Nota Fiscal Eletrônica, Modelo 55)
A NF-e é usada para registrar a venda de produtos e mercadorias. É o documento fiscal mais comum no Brasil, obrigatório para comércio, indústria e operações interestaduais. A autorização é feita pela SEFAZ estadual, e o documento gera um XML assinado digitalmente e um DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) para acompanhar a mercadoria no transporte.
- Quando usar: venda de produtos, transferência de mercadorias, remessa para conserto, devolução
- Impostos envolvidos: ICMS, IPI, PIS, COFINS (e IBS/CBS a partir de 2026)
- Campos obrigatórios: CFOP, NCM, CST/CSOSN, valor dos produtos, dados do destinatário
Somente pelo Simplifique, já foram emitidas 4.996.611 NF-e, incluindo notas de ajuste, complementares e de exportação.
NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica)
A NFS-e registra a prestação de serviços e é autorizada pela prefeitura do município onde o serviço é prestado. Com o Padrão Nacional da NFS-e (portal nfse.gov.br), a emissão está sendo unificada em todo o Brasil, simplificando o processo para quem presta serviços em diferentes cidades.
- Quando usar: prestação de qualquer serviço (consultoria, TI, saúde, advocacia, construção civil, etc.)
- Imposto principal: ISS (Imposto Sobre Serviços), com alíquota de 2% a 5% conforme o município
- Novidade 2026: MEIs obrigados a emitir pelo Padrão Nacional para operações B2B
NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, Modelo 65)
A NFC-e é a versão eletrônica do cupom fiscal, usada no varejo para vendas ao consumidor final presencial. A partir de 2026, a NFC-e passa a ser vedada para vendas a pessoa jurídica (CNPJ) em diversos estados, sendo necessário emitir NF-e nestes casos.
- Quando usar: venda presencial ao consumidor final (pessoa física)
- Diferença da NF-e: dispensa certificado digital A1 em alguns estados; não exige dados completos do comprador
CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico, Modelo 57)
O CT-e é obrigatório para empresas que realizam transporte de cargas (rodoviário, aéreo, aquaviário ou ferroviário). Ele documenta a prestação do serviço de transporte e é autorizado pela SEFAZ estadual. Já foram emitidos 494.343 CT-e pelo Simplifique.
MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais)
O MDF-e vincula os CT-e ou NF-e a uma mesma viagem de transporte. É obrigatório para transportadoras e emitentes de NF-e que realizam transporte próprio interestadual. Pelo Simplifique, já foram emitidos 201.022 MDF-e.
Entenda as diferenças entre CT-e e MDF-e e quando emitir cada um.
Requisitos Para Emitir Nota Fiscal
Antes de emitir qualquer documento fiscal eletrônico, sua empresa precisa cumprir alguns requisitos obrigatórios junto aos órgãos competentes.
CNPJ Ativo e Regular
A empresa precisa ter o CNPJ ativo na Receita Federal. MEIs, microempresas (ME), empresas de pequeno porte (EPP) e demais regimes tributários podem emitir nota fiscal, desde que o cadastro esteja regular e sem pendências.
Inscrição Estadual ou Municipal
Para emitir NF-e (produtos), é necessário ter Inscrição Estadual (IE) ativa na SEFAZ do estado. Para NFS-e (serviços), é necessário ter Inscrição Municipal (IM) junto à prefeitura. Empresas que vendem produtos e prestam serviços precisam de ambas.
Certificado Digital (A1 ou A3)
O certificado digital é a assinatura eletrônica da empresa, obrigatório para validar os documentos fiscais junto à SEFAZ. O tipo A1 é instalado no computador (validade de 1 ano), e o A3 é um dispositivo físico como token ou cartão (validade de 1 a 3 anos). Para a maioria das PMEs, o A1 é a opção mais prática por permitir uso em nuvem.
Certificado Digital A1 e A3: Qual a Diferença e Qual Usar em 2026.
Credenciamento na SEFAZ
A empresa deve estar credenciada como emissora de NF-e na SEFAZ do seu estado. Em muitos estados, esse credenciamento é automático ao obter a Inscrição Estadual, mas em alguns casos é necessário solicitar habilitação específica no portal da SEFAZ.
Sistema Emissor de Nota Fiscal
Você precisa de um sistema emissor autorizado para gerar, assinar digitalmente e transmitir a nota fiscal à SEFAZ. O emissor gratuito da SEFAZ foi descontinuado em 2017. Hoje, a emissão é feita por sistemas privados como o Simplifique, que automatiza todo o processo: cálculo de impostos, validação de campos, transmissão e geração do DANFE.
Passo a Passo: Como Emitir NF-e (Nota Fiscal de Produto)
Veja como emitir uma NF-e completa em 7 passos no Simplifique. O processo leva menos de 2 minutos com os cadastros já configurados.
Passo 1: Acesse o Sistema e Selecione NF-e
Faça login no Simplifique, acesse o menu "Faturamento" e clique em "Nova NF-e". O sistema já carrega as configurações fiscais da sua empresa (CFOP padrão, regime tributário, certificado digital).
Passo 2: Informe os Dados do Destinatário
Preencha o CNPJ ou CPF do comprador. Se o cliente já estiver cadastrado, o sistema preenche automaticamente razão social, endereço e inscrição estadual. Para novos clientes, basta informar o CNPJ e o sistema consulta os dados na Receita Federal.
Passo 3: Adicione os Produtos
Selecione os produtos do seu cadastro ou crie novos. Para cada item, informe quantidade, valor unitário, NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) e CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações). O sistema calcula automaticamente ICMS, IPI, PIS e COFINS com base no regime tributário da empresa.
Passo 4: Confira os Impostos e Totais
O Simplifique exibe um resumo com todos os impostos calculados, valor total dos produtos, frete, seguro e desconto. Revise os valores antes de transmitir. Erros nos campos tributários (CST, alíquota, base de cálculo) são a principal causa de rejeição pela SEFAZ.
Passo 5: Transmita à SEFAZ
Clique em "Emitir". O sistema assina digitalmente a NF-e com o certificado digital da empresa e transmite à SEFAZ. Em segundos, a SEFAZ retorna a autorização com o protocolo de uso e a chave de acesso de 44 dígitos.
Passo 6: Gere o DANFE e o XML
Após a autorização, o sistema gera automaticamente o DANFE (PDF para impressão) e o XML (arquivo fiscal obrigatório). O XML deve ser armazenado por no mínimo 5 anos, conforme legislação federal. No Simplifique, o armazenamento é automático na nuvem.
Passo 7: Envie ao Cliente
Envie o DANFE e o XML por e-mail diretamente pelo sistema. O destinatário também pode consultar a NF-e pelo portal da SEFAZ usando a chave de acesso.
Assista ao passo a passo completo: Como Emitir NF-e no Simplifique (video)
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Passo a Passo: Como Emitir NFS-e (Nota Fiscal de Serviço)
A emissão de NFS-e segue um fluxo semelhante, mas com particularidades municipais. No Simplifique, o processo é unificado para centenas de prefeituras e para o Padrão Nacional.
Passo 1: Selecione NFS-e e Informe o Tomador
No menu "Faturamento", selecione "Nova NFS-e". Informe o CNPJ ou CPF do tomador do serviço (quem contratou). O sistema preenche os dados cadastrais automaticamente.
Passo 2: Descreva o Serviço Prestado
Selecione o código do serviço (item da Lista de Serviços LC 116/2003), descreva o serviço de forma clara e informe o valor. O sistema calcula o ISS automaticamente com base na alíquota do município.
Passo 3: Transmita à Prefeitura
Clique em "Emitir". O Simplifique transmite a NFS-e diretamente à prefeitura do município ou ao portal nacional (nfse.gov.br). A autorização é instantânea na maioria dos casos.
Passo 4: Baixe o PDF e Envie ao Cliente
Após a autorização, baixe o PDF da NFS-e e envie ao tomador do serviço por e-mail. O Simplifique permite configurar envio automático por e-mail após a emissão.
Assista ao passo a passo completo: Como Emitir NFS-e no Simplifique (video)
NFS-e Nacional 2026: O Que Muda e Como Emitir.
Como Emitir Nota Fiscal por Tipo de Empresa
O processo de emissão varia conforme o porte e o regime tributário da empresa. Veja as particularidades para cada tipo.
MEI (Microempreendedor Individual)
O MEI emite NFS-e obrigatoriamente pelo Padrão Nacional (nfse.gov.br) quando presta serviços para pessoa jurídica. Para vendas de produtos, pode emitir NF-e avulsa pela SEFAZ do estado ou usar um sistema emissor como o Simplifique. O certificado digital não é obrigatório para MEI na emissão de NFS-e pelo portal nacional, mas é recomendado para NF-e.
Como Emitir NFS-e MEI: Guia Completo e Atualizado.
Simples Nacional (ME e EPP)
Empresas do Simples Nacional utilizam CSOSN (Código de Situação da Operação do Simples Nacional) em vez de CST na NF-e. O CRT (Código de Regime Tributário) deve ser informado como 1 (Simples Nacional). O cálculo do DAS é feito separadamente, com base no faturamento acumulado dos últimos 12 meses.
Lucro Presumido e Lucro Real
Empresas de Lucro Presumido e Lucro Real utilizam CST completo, com destaque de ICMS, IPI, PIS e COFINS nas NF-e. O cálculo dos impostos é mais complexo e exige atenção especial aos campos tributários. Um sistema emissor com cálculo automático evita erros e rejeições frequentes.
Produtor Rural
O produtor rural pessoa física pode emitir NF-e de produtor, desde que tenha inscrição estadual e certificado digital. Alguns estados ainda aceitam a NFA-e (Nota Fiscal Avulsa Eletrônica) emitida pela SEFAZ.
Nota Fiscal do Produtor Rural: Como Emitir e O Que Mudou em 2026.
Erros Mais Comuns na Emissão e Como Evitar
Rejeições da SEFAZ são frequentes, especialmente para quem está começando. Conheça os erros mais comuns e como resolver cada um.
CFOP Incorreto
O CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) indica a natureza da operação (venda, devolução, remessa, etc.). Usar o código errado gera rejeição imediata. Para vendas dentro do estado, use CFOPs iniciados em 5; para operações interestaduais, use CFOPs iniciados em 6.
Tabela CFOP 2026: Códigos Mais Usados e Como Escolher o Correto.
NCM Errado ou Ausente
O NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) classifica o produto para fins tributários. Um NCM incorreto pode gerar cobrança indevida de impostos ou rejeição da nota. Consulte a tabela oficial da Receita Federal para encontrar o código correto do seu produto.
NCM: O Que é e Como Descobrir o Código do Seu Produto.
Certificado Digital Vencido
Um certificado digital expirado impede a assinatura e transmissão da nota fiscal. Monitore a validade do seu certificado e renove com antecedência. O certificado A1 tem validade de 1 ano; o A3, de 1 a 3 anos.
Rejeição 225: Falha no Schema XML
A rejeição 225 indica que o XML da NF-e não está em conformidade com o schema da SEFAZ. Geralmente ocorre por campos obrigatórios em branco, formato de data incorreto ou caracteres especiais inválidos. Um bom sistema emissor valida todos os campos antes da transmissão, evitando essa rejeição.
Rejeição 225: Como Resolver Passo a Passo.
Nota Denegada vs Rejeitada
Uma nota rejeitada pode ser corrigida e retransmitida. Uma nota denegada tem restrição fiscal e não pode ser reemitida com o mesmo número. Entenda a diferença para agir corretamente em cada caso.
NF-e Rejeitada ou Denegada: Qual a Diferença e Como Resolver.
Como Cancelar ou Corrigir uma Nota Fiscal
Errou na emissão? Existem 3 formas de corrigir, dependendo do tipo de erro e do prazo.
Cancelamento de NF-e
O cancelamento é possível em até 24 horas após a autorização (prazo varia por estado, alguns permitem até 168 horas). A mercadoria não pode ter circulado. O cancelamento é transmitido à SEFAZ e invalida a nota original.
Carta de Correção Eletrônica (CC-e)
A CC-e corrige informações não tributárias da NF-e, como razão social do destinatário, endereço de entrega ou descrição do produto. Não é possível corrigir valores, impostos, CFOP ou dados que alterem o cálculo fiscal. Pode ser emitida até 30 dias após a autorização da nota.
Assista ao tutorial: Carta de Correção NF-e no Simplifique (video)
NF-e Complementar
Quando é necessário corrigir valores ou impostos após a circulação da mercadoria, emite-se uma NF-e complementar. Ela referencia a nota original e registra apenas a diferença (valor adicional de imposto, frete, etc.).
Como Cancelar NF-e e Emitir Carta de Correção: Guia 2026.
Emissão em Contingência: Quando a SEFAZ Está Fora do Ar
Se a SEFAZ estiver indisponível, você não precisa parar de vender. O modo contingência permite emitir a NF-e offline e regularizar quando o sistema voltar.
As modalidades de contingência incluem EPEC (Evento Prévio de Emissão em Contingência), SVC-AN e SVC-RS (Servidores Virtuais de Contingência). O Simplifique suporta emissão em contingência automática, detectando a indisponibilidade da SEFAZ e ativando o modo alternativo.
NF-e em Contingência: Como Emitir Quando a SEFAZ Está Fora do Ar.
O Que Muda com a Reforma Tributária (2026-2033)
A Reforma Tributária aprovada em 2023 traz mudanças graduais na emissão de notas fiscais entre 2026 e 2033. Os principais impactos são:
Novos Impostos: IBS e CBS
A partir de 2026, as NF-e passam a incluir campos para IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), que gradualmente substituem ICMS, ISS, PIS, COFINS e IPI. Durante o período de transição, os dois sistemas coexistem.
Split Payment Obrigatório
O Split Payment é o recolhimento automático dos impostos no momento do pagamento da nota fiscal. O valor do IBS e CBS será separado automaticamente pelo sistema financeiro e repassado ao governo, sem que o empresário precise gerar guias de recolhimento.
Como o Simplifique Garante Conformidade
O Simplifique está sendo atualizado para suportar os novos campos de IBS e CBS na NF-e, além do Split Payment. As atualizações são automáticas na plataforma em nuvem, garantindo que sua empresa esteja sempre em conformidade sem precisar instalar nada.
Reforma Tributária 2026: Guia Prático Para Contadores e Empresários.
Como Escolher o Melhor Sistema Emissor de Nota Fiscal
Com o fim do emissor gratuito da SEFAZ, escolher um sistema emissor confiável e completo é uma decisão estratégica para sua empresa. Avalie os seguintes critérios:
Critérios Essenciais
- Tipos de documentos suportados: NF-e, NFS-e, CT-e, MDF-e, NFC-e em um único sistema
- Cálculo automático de impostos: ICMS, IPI, PIS, COFINS, ISS com base no regime tributário
- Validação antes da transmissão: verificação de campos obrigatórios para evitar rejeições
- Integração com gestão financeira: contas a pagar, receber, fluxo de caixa e conciliação bancária
- Armazenamento de XML: backup automático por no mínimo 5 anos (obrigação legal)
- Suporte técnico humanizado: atendimento por pessoas reais, não apenas chatbots
- Conformidade com a Reforma Tributária: atualizações automáticas para IBS, CBS e Split Payment
Por Que Mais de 13.000 Empresas Escolheram o Simplifique
O Simplifique é um ERP 100% na nuvem com emissão de NF-e, NFS-e, CT-e e MDF-e integrada a módulos de gestão financeira, controle de estoque e vendas. A plataforma conta com avaliação de 4.8 estrelas em mais de 1.200 avaliações, suporte humanizado com gerente de sucesso dedicado, e integração contábil direta com o Contabil Phoenix e G5.
Os números falam por si: 4.996.611 NF-e, 263.262 NFS-e, 494.343 CT-e e 201.022 MDF-e emitidos. A Contmatic, empresa por trás do Simplifique, tem mais de 38 anos de mercado, 100.000 usuários e 450 colaboradores dedicados.
Assista a demo completa: Emissão de NF-e no Simplifique (video)
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Perguntas Frequentes
Quanto custa emitir nota fiscal?
A emissão de nota fiscal em si não tem custo para a SEFAZ. O custo está no sistema emissor e no certificado digital. O Simplifique custa a partir de R$ 99,90 por mês (R$ 3,33 por dia), com emissão ilimitada de NF-e, NFS-e, CT-e e MDF-e. O certificado digital A1 custa entre R$ 120 e R$ 200 por ano.
MEI precisa emitir nota fiscal?
Sim. O MEI é obrigado a emitir NFS-e pelo Padrão Nacional quando presta serviços para pessoa jurídica (B2B). Para vendas de produtos ao consumidor final, a emissão é obrigatória apenas quando o comprador solicitar. A partir de 2026, a fiscalização sobre MEIs ficou mais rigorosa.
Posso emitir nota fiscal sem certificado digital?
O MEI pode emitir NFS-e pelo portal nacional sem certificado digital, usando login gov.br. Para NF-e de produtos, o certificado digital é obrigatório para todos os portes de empresa, incluindo MEI. A emissão sem certificado resulta em rejeição pela SEFAZ.
Qual a diferença entre NF-e e NFS-e?
A NF-e (modelo 55) registra venda de produtos e mercadorias, é autorizada pela SEFAZ estadual e incide ICMS. A NFS-e registra prestação de serviços, é autorizada pela prefeitura municipal e incide ISS. Empresas que vendem produtos e prestam serviços precisam emitir ambas.
O que acontece se emitir nota fiscal com valor errado?
Se a nota ainda não circulou, cancele dentro do prazo (24h na maioria dos estados) e emita uma nova. Se já circulou, emita uma NF-e complementar (para valor a maior) ou uma nota de devolução (para valor a menor). Nunca deixe uma nota fiscal com erro sem correção.
Como emitir nota fiscal de serviço em outro município?
Com o Padrão Nacional da NFS-e (nfse.gov.br), a emissão é unificada. No Simplifique, basta selecionar o município do tomador e o sistema aplica as regras fiscais locais automaticamente, incluindo alíquota de ISS e código de serviço.
Quanto tempo devo guardar a nota fiscal?
O XML da nota fiscal deve ser armazenado por no mínimo 5 anos (Art. 173, CTN). Para efeitos previdenciários, recomenda-se guardar por 10 anos. O Simplifique armazena todos os XMLs automaticamente na nuvem, com backup diário.
Existe emissor de nota fiscal gratuito?
O emissor gratuito da SEFAZ foi descontinuado em 2017. O portal nfse.gov.br permite emissão gratuita de NFS-e para MEIs. Para NF-e de produtos, não existe emissor gratuito oficial. Sistemas como o Simplifique oferecem teste grátis de 7 dias para você experimentar antes de contratar.